发布时间 : 星期日 文章会计信息化规范(2)更新完毕开始阅读07b207090166f5335a8102d276a20029bd6463c1
不能正常工作时，独立满足企业开展会计工作的需要以及外部会计监督的需要。
解读：互联网时代，移动互联、虚拟专用网络、远程访问、云计算等技术的采用，使得信息系统成为只在逻辑上存在的概念，物理上，终端设备、服务器可以天南海北，遍布于全球各地。这为跨国企业集团会计信息系统的部署提供了极大的灵活性。
由于会计工作不仅是企业管理活动，还是国家经济管理工作的基础环节，形成的会计资料不仅是企业财产，也是政府对企业监管的重要依据，是国家重要的经济信息资源。因此，企业会计数据服务器部署在境外的同时，还应当在境内留有备份，以避免我国政府对企业的会计监督可能受到境外因素干扰的风险，保障国家经济信息安全。
按照本条规定，每月一次的备份频率是最低限度要求。对于企业实际应当采取的备份频率，以及备份的会计资料范围，工作规范采取了“能够独立满足企业开展会计工作的需要以及外部会计监督的需要”的原则性规定，企业应当在该原则基础上自行把握。
第三十七条 企业会计资料中对经济业务事项的描述应当使用中文，可以同时使用外国或者少数民族文字对照。
解读：本条依据《中华人民共和国会计法》第二十二条制定。需要注意的是，该条的本意是保证会计监督人员理解经济业务事项的实质和内容，而不是说，描述中完全不能出现其他语言文字。在不妨碍监督人员理解的前提下，描述中的产品、材料型号以及其他约定俗成的专用词汇可以使用其他语言文字。 第三十八条 企业应当建立电子会计资料备份管理制度，确保会计资料的安全、完整和会计信息系统的持续、稳定运行。
解读：电子会计资料，包括内部生成会计资料和外部生成会计资料。这里并未限定其格式，无论其是以数据库、XBRL等结构化形式存在，还是以HTML、PDF、Excel、Word等非结构化形式存在。
建立电子会计资料的备份制度，是保证会计资料安全的基本要求。电子资料相对纸面资料有更多的灭失风险因素。
备份的方法手段很多，包括异地热备份、磁盘阵列、刻制光盘等，主要是技术层面问题。
会计资料的备份主要应该考虑备份的频率、备份资料的存放方式和地点、备份的责任人、备份的成本等因素。对于信息越集中、备份的频率应该越高。
第三十九条 企业不得在非涉密信息系统中存储、处理和传输涉及国家秘密，关系国家经济信息安全的电子会计资料；未经有关主管部门批准，不得将其携带、寄运或者传输至境外。
解读：本条依据《中华人民共和国保守国家秘密法》第二十四条、二十五条制定。部分企业的会计信息和会计资料可能涉及国家秘密或者国家重大利益，维护企业电子会计资料安全是保障国家经济信息安全的重要组成部分。企业在会计信息化建设和实施过程中，应当增强保密意识，建立和完善专项规章制度，加强对有关人员的教育和管理，进一步做好保密管理工作。
第四十条 企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：
（一）所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务； （二）由企业信息系统自动生成；
（三）可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出； （四）企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制；
（五）企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响； （六）企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。
解读：第四十、四十一条是此工作规范中最具突破性的条款，这两条都是关于会计资料无纸化的。 工作规范第四十条、四十一条的规定有两层含义：一是会计资料可以无纸化管理；二是只有在保证会计事项可追述、可证明的条件下，才能对会计资料进行无纸化管理。
两条规定的区别在于：第四十条是关于内部生成会计资料，而第四十一条是关于外部获取会计资料。 1.什么会计资料可以无纸化？
内部生成的原始凭证和记账凭证，会计账簿包括总账、明细账和日记账，而辅助性会计资料则含义宽泛，包括固定资产卡片、项目辅助账、银行存款余额调节表等各种会计资料。
2.什么条件下会计资料才能无纸化？
（1）所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务，因为这些业务耗费的资源最多，最应该受到重视。 这里的“重复发生”是指在一年内反复发生。这里的“日常”是指在企业的经营循环中可以预期将会发生的事项。
满足此条件的业务：购销业务、固定资产折旧、货币资金收付，这些业务比较明显属于重复发生的日常业务，相关的会计资料，如凭证、分类账、日记账、固定资产卡片、银行存款余额调节表，都属于满足该项条件的会计资料。企业每月结账，相关记账凭证同样满足这里的“重复发生的日常业务”条件。 不满足此条件的业务：利润分配一般是每年进行一次，每次的发生的内容不完全相同，也不能预期一定会发生，因此不满足该项条件。债务重组、企业并购等事项，尽管有可能在一年内重复发生，但这种重复并不是企业经营循环中必然发生的事项，不可能预期。
需要判断的业务：一项会计业务同时涉及到多种会计资料，则应当分别判断各种会计资料是否满足该项条件。例如，债务重组是非日常业务，其原始凭证和记账凭证中记载的内容不属于“重复发生的日常业务”。但有关记账凭证的内容需要登记分类账，可能涉及到财务费用总账和明细账。财务费用的发生对于分类账来说，则应当属于“重复发生的日常业务” （2）由企业信息系统自动生成 会计资料分为两种：
原生----由系统自动产生----无纸化； 转换----手工录入----保留原纸面资料
（3）可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出 A.及时性
强调随时处于“在线”状态，想看，就可以像纸质资料那样可以看到。 B.人类可读形式
在企业正常使用的软件中，一定可以看到可读、可理解的会计资料，而不是一堆杂乱无章的乱码，而且，这种会计资料一定是按约定俗成的内容和格式呈现的。 （4）防篡改机制
A.软件设计：数据库的加密、功能权限和数据权限、是否有各种可逆操作（反结账、反记账、反审核）、日志功能等。B.制度：密码管理制度、机房的管理制度等。因此，实施会计资料无纸化管理，企业首先要对其会计软件进行评估，只有满足本项规定条件的才能进行。企业选择会计软件时，也要考虑这一点。 （5）建立了电子备份制度
建立电子会计资料的备份制度，是保证会计资料安全的基本要求，会计资料无纸化后，更要电子资料的安全，所以，对备份制度的要求就更高。 （6）建立索引
建立会计资料索引体系，目的是保证会计资料的线索性和相互关联性。会计资料的量达到一定程度，可检索性就成为与安全性、真实性同等重要的一个问题。无法检索的资料，和没有资料没什么区别。所谓信息垃圾，就是这个意思。
建立索引体系的要求，有三层含义：一是每类会计资料要有系统的编码措施，通过编码形成各类会计资料间的交叉索引，即通过一类资料可以向前向后追溯其他相关资料，保证线索不断。二是通过索引能够找到会计资料。对于纸面资料，索引必须包含资料的物理空间位置信息。对于电子资料，信息系统应能通过索引（编码）访问到资料数据。三是对电子资料和纸面资料要建立统一的索引体系。尽管储存方式不同，电子资料和纸面资料内在是有机联系的整体。企业应当制定会计资料索引体系的总体检索规则，明确哪些资料是纸面存储，应当如何检索，哪些资料是电子存储，应当通过信息系统的何种功能路径访问。 第四十一条 企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：
（一）会计资料附有外部单位或者个人的、符合《中华人民共和国电子签名法》的可靠的电子签名；