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3.1.3 企业内控具体规范—采购及付款业务 3.1.3.1 控制目标
（1） 保证采购业务与单位生产﹑销售和管理的需求相一致； （2） 规范采购和付款的行为，强化关键环节的风险控制； （3） 防范采购与付款过程中的差错和舞弊； （4） 保证相关流程的完整性和相关记录的真实性。
3.1.3.2 控制措施
（1） 供应商准入，采购方式，采购、验收和付款流程有明确规范； （2） 权责分配和职责分工明确，保证关键控制岗位的独立性； （3） 保证请购、采购、验收、付款的管理流程清晰明确； （4） 保证采购价格、供应商选择、付款审批等控制措施明确有效； 保证和供应商对账及时﹑独立。
3.1.3.3 关键控制点
（1） 采购计划制定及审批的控制内容
? 公司根据生产建设需要及时准确编制并审核物资需求计划，准确描述所需物资名称、规
格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等要素。
? 公司生产、设备、技术、工程等部门审批需求计划,物资采购部门对需用单位提报的物资需
求计划的准确性进行监督考核。
? 审批后的物资需求计划立即提报各级物资采购部门,保证合理采购周期。
? 各级物资采购部门计划人员依据已经审批的物资需求计划平衡库存后，及时编制物资采购
计划。物资采购计划需执行审批流程。
? 采购部门每月编制实际采购额与计划差异分析报告，分析差异原因。对于超过标准的差
异，应及时更新采购计划，并按程序重新审批。 ? 在采购业务执行过程中进行采购计划的执行控制。 （2） 供应商的选择及考核控制内容
? 采购部门应当建立供应商网络，实行动态考核和优胜劣汰的机制。
? 各级物资采购人员依据审批的物资采购计划，采取询比价采购、招标采购、协议采购、网
上采购等公平竞争的方式，确定物资供应商。选定的供应商必须符合规定，且经过相关负责人审批。
文档名称: 企业内控规范颁布产品应对方案 版本: V1.0 日期: 2008-11-16 页数: 13 of 45 版权所有 ? 各级物资采购人员选择的供应商必须能够满足产品技术质量要求、有良好业绩和健全的质
量保证体系，优先选择具有相关质量认证体系证书的供应商，由物资采购部门和质量检验部门负责人监督审核。
? 物资需用单位和工程设计、设备、生产、技术、物资采购等部门都不得指定供应商。监
察、审计等部门每半年检查一次，对因指定采购造成经济损失的，要追究责任人的责任。 ? 采购部门需要定期汇总采购资料（包括采购物资的质量、价格、到货及时性等），对供应
商进行综合评价，形成评价报告，并由独立部门审核。 ? 对于不合格的供应商，采购部门应及时更新供应商名单。 （3） 采购价格的控制内容
? 公司采购部应密切跟踪市场行情，建立价格数据库，并制定采购指导价格，采购人员必须
严格执行。
? 各级物资采购部门按照公开、公平、公正和竞争的原则采取联合对外谈判、批量协议采
购、招标采购、询比价采购等方式货比多家，比质比价，努力获得优惠的采购价格。 ? 各级领导依照权限审批采购价格。 （4） 采购合同的控制内容
? 各级物资采购部门采购人员拟订采购合同文本，由物资采购部门负责人、公司经理、分管
副经理按权限分级审批合同。
? 各级物资采购人员、合同管理人员跟踪并监督合同执行情况，并对重大合同签订与执行情
况进行分析。
（5） 采购订单的发出及采购入库控制的内容
? 采购部将采购计划转化为采购订单，并以书面形式发出。订单需经采购部负责人审核。对
采购订单的控制，主要从三个方面进行：
? 预先对订单进行编号，确保订单日后的完整保存和对所有的采购订单进行会计处理。 ? 向供应商发出采购订单之前，必须由专人检查该订单是否经过授权人签字，是否以经请购部门主管批准的请购单为依据，确保采购订单的有效性。
? 由独立人员复查购货订单的编制过程和内容，包括复查请购单上摘录的资料、价格、数量和金额的计算等。
? 采购部要建立订单跟踪制度，对采购订单的状态实时跟踪，保证原料按时按质到货。 ? 采购质检入库：质量检验部门对到货物资进行质量检验，出具质量检验报告书。 ? 各级仓储管理人员进行外观和数量检验，对符合合同要求的合格产品办理验收入库。入库
单连续编号。
? 经检验不合格产品由各级物资采购人员按照合同规定办理退货索赔事宜。
? 企业需要建立完整的采购登记制度，将采购业务流程中涉及的文件和凭证系统记录。 ? 加强各文件和凭证的核对工作。 （6） 采购业务记账核算的控制内容
? 财务核算人员正确核算物资采购成本、库存成本和应付账款、预付账款，经财务部门负责
人审核签章后记入账簿并编制财务报表。 ? 应付帐款入帐核算关键控制点：
? 采购部文员与供应商核对购货资料后，开出付款验收单。
? 分管会计审核付款验收单及相关资料，对入库数量进行复核。财务部负责人对入库金额进行复核。上述两个岗位必须分离。
? 分管会计按复核后的资料制作记账凭证，记入应付帐款临时帐（不含增值税）（因为发票尚未收到）。
? 供应商开来正式发票后，分管会计核对，并将应付帐款临时帐转入应付帐款明细帐。 ? 月末，分管会计需要将付款验收单上的货物数量与进料报表相核对，及时寻找差异并处理。
? 设置专门人员核对入库单与付款验收单，对于差异进行暂估处理。 ? 暂估处理需要设置专人复核。 ? 财务部定期与供应商对帐（每月）。
? 独立财务人员每月末与仓储人员进行账务稽核，定期进行实物盘点，做到账、卡、物相
符。设置独立财务人员月末与采购部门的记录进行对帐，保证所有入库单都已入账。
（7） 采购付款控制的内容
? 每月采购部根据下月的采购计划、本月应付款余额及合同执行情况，制定下月付款计划。 ? 各业务部门的资金使用计划报给财务部后，财务部进行汇总和平衡，核定实际可用资金数
量，并制定资金计划。资金计划必须经公司负责人审批。
? 采购部根据核定的资金使用量调整付款计划，制定可付款项清单，提交财务部负责人审
核。
? 对于大额采购付款业务，应实行“付款凭单制”。即每一笔付款业务都应由采购部填制付
款申请单，经各有关部门及人员授权批准后再进行款项支付。
? 企业还应建立预付帐款与定金的授权批准制度，定期对预付定金、预付货款进行核对。 （8） 应付帐款的内部控制内容
? 应付帐款必须由专人管理。
? 应付帐款必须及时登帐，并进行明细核算。
文档名称: 企业内控规范颁布产品应对方案 版本: V1.0 日期: 2008-11-16 页数: 15 of 45 版权所有 ? 设置应付帐款明细帐进行信息记录，明细账应分别按照供应商进行明细核算、可按购货合
同进行明细核算。
? 正确确认、计量和记录折扣与折让，防止折扣和折让被隐匿和私吞。 ? 应付帐款总帐与明细帐的核对。
? 应付帐款总分类帐与明细帐应按月结帐，并相互核对。 ? 应付帐款的核查。
? 按月向供应方取得对帐单，与应付帐款明细帐进行核对调节。该项工作应当由独立于应付
帐款明细帐的记账人员负责。
3.1.3.4 U8内控合规说明
（1） 供应商的选择及考核控制：
U8支持用户对供应商进行管理，包括：供应商资格审批、供应商供货审批、供应商存货对照表、供应商存货价格表以及相关的按照供应商业务的查询和分析。供应商管理既包括对采购供应商，还包括对委外供应商。
（2） 采购价格控制
? 提供供应商存货价格表用于供应商存货价格的查询、调价。在填制采购单据（订单、到货
单、发票）时，可以设置从供应商存货价格表中取价。
? 供应商存货调价单可以按供应商＋存货＋定价自由项进行制价和调价。 ? 支持最高进价控制、输密码。（存货、供应商存货对照表）
? U8有请购比价：将供应商存货价格表中供应类型为采购的该存货最低进价的供应商及其单
价、税率带入
? 提供了供应商价格对比分析、供应商存货价格分析、供应商存货价格对比分析。
（3） 采购计划制定及审批：支持由MRP、ROP计划生成采购计划、审批、修改，采购计划的查
询统计，采购计划执行情况查询。支持批量采购策略、订货点控制策略。（请购）
（4） 采购合同的控制
? 采购合同的文档管理功能。 ? 采购合同支持审批流。 ? 采购合同的执行情况监督功能。 （5） 采购订单的发出及采购入库控制的内容
? 通过存货的数据权限，对不同用户授予不同存货的请购权。