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⑧关于报销：采购部门进货或者其他部门有其他支出时，一般先自行付款，之后携发票至财务报销。对此，财务部每月有专门的报销分录明细。 d.获取资料：现金流量表（2015年3月及4月），日记账（2015年3月及4月），报销分录明细（2013年5月） （6）10月12日
a.任务：询问关于品阁奶茶店的组织背景、发展进程、组织目标。各部门的主要职能。现存系统中的弊端及未来的发展战略。 b.对象：奶茶店店长 c.内容记录：
①品阁的历史：品阁是2010年6月7日由严建铭、蔚江涛等人在仲英书院的支持下建立的。 ②品阁的使命：品阁以公益之名建立，将以公益之心回报社会，传播公益观念，并将运营所得利润投入公益事业。品阁在仲英书院的支持下成立，成为仲英书院对外宣传的窗口和优秀实例。品阁作为仲英书院的一份子，有义务承担起书院对外宣传、展示、接待来访等事务。 ③品阁各部门职能：
人事部：统筹品阁内部事务。包括品阁人事管理，内部活动策划与实施，工资核算与发放，品阁文档管理，会议安排与管理等。
采购部：原料采购与管理。包括原料采购，仓库管理，采购资金核算与管理。
制作部：品阁饮品研发与管理。包括新品研发，饮品制作规范的编写，现有饮品制作方法的管理、维护与改进。
宣传部：品阁宣传与策划。包括活动策划与实施，及各类宣传活动。
店面部：品阁店务管理。负责品阁店内所有设施的维护与管理、更新，店内布置、改造等。 财务部：品阁财务统筹与管理。包括品阁账务管理，资金管理，财务情况分析与汇报。
④存在弊端或有改进空间的系统：第一个是进货系统，品阁目前进货均是人工给供货商打电话订货，有时会出现订错货的情况；第二个是品阁内部员工的签到，目前签到为手写签到，不能有力地减少和避免员工的迟到早退现象，可以通过转换为刷卡签到等方式进行改善；第三个是品阁的电子销售与会员系统，该系统由交大学生编写，目前还存在一些技术漏洞，如刷会员卡消费时经常出现系统没有在会员卡内扣钱的现象，故会员卡消费需要人工记录，很浪费时间。另外，该系统还存在很大的一个弊端，即不能计算各商品的销量和总销售额。
目前考虑的改进措施是引进仙芋世家（饮品店）的电子系统，它可以准确地统计总销售额与各商品的销售量，可以根据各商品的销售量来进行菜单的浮动。另外，这个系统可以将顾客购买的时间排序，基本保证先到先得，可以有效地提高顾客满意度。 d.获取资料：品阁手册之品阁运营管理制度规范
第二篇 组织及现有系统介绍
2.1组织发展历史与目标
（1）品阁的历史：品阁是2010年6月7日由严建铭、蔚江涛、邓格尔等人在仲英书院的支持下建立的。
（2）品阁的使命：品阁以公益之名建立，将以公益之心回报社会，传播公益观念，并将运营所得利润投入公益事业。品阁在仲英书院的支持下成立，成为仲英书院对外宣传的窗口和优秀实例。品阁作为仲英书院的一份子，有义务承担起书院对外宣传、展示、接待来访等事务。
2.2组织结构图与组织功能图
(1)组织结构图
(2)组织功能图
2.3业务流程图及分析
我们将从四个业务处理系统对品阁内部运作的业务流程进行分析。四个业务处理系统分别为
人事-工资系统、财务系统、销售系统、存储-采购系统。 注：业务流程图的基本符号如下
（1）人事-工资系统业务流程图
解释：人事部部员进行人员信息统计，生成联系表和空闲时间表，其中空闲时间表用于福利活动及值班安排；人事经理进行值班安排，生成排班表；值班安排之后进行值班考勤，考勤工作由人事部部员完成并产生考勤表；此后人事部部员利用考勤表统计工时，并生成工时表；人事部将工时表提交至财务部。至此完成这一阶段业务。 （2）财务系统业务流程图
解释：出纳统计整理收入表，存入财务部门；人事部将工时表提交至财务后，财务进行工资计算，生成工资表，然后进行工资分发；另一方面，采购和店面的人员在采购消耗品和原材料之后，将发票送至财务部门报销；此外，财务每日产生日记账，月底生成现金流量表。
（3）销售系统业务流程图
解释：顾客浏览菜单，进行点餐，生成订单并被存储，值班人员依据订单进行制作，将成品交给顾客；同时进行收银。
（4）存储-采购业务流程图
解释：由采购部员工不定期盘点库存（每周1-2次），记录盘点情况，生成盘点清单并存档；采购经理拿到盘点清单之后，打电话给供应商订货，同时生成订货单并存档；厂商收到订货请求后发货；货物交接时采购人员先垫付货款，厂商开出收据及发票，采购人员将原材料入库；之后采购人员将发票送至财务报销。