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交通运输部关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知 （交办发[2009]225号）
各省、自治区、直辖市交通运输厅（委），上海市交通运输和港口管理局，部属有关单位： 现将《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》印发给你们，请认真贯彻执行。 附件：1．水运建设项目文件材料收集归档范围（略） 2．设计变更情况一览表
中华人民共和国交通运输部 二〇〇九年五月十一日
水运建设项目文件材料立卷归档管理办法
第一章 总则
第一条 为规范水运建设项目文件材料立卷归档工作，保证水运建设项目档案质量，根据《中华人民共
和国档案法》、《港口建设管理规定》、《航道建设管理规定》、《交通档案管理办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等有关规定，制定本办法。
第二条 本办法适用于各级交通运输主管部门（港口行政管理部门）负责建设管理的新建、改建和扩建
水运建设项目文件材料立卷归档管理工作。
第三条 本办法所称水运建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准备案）至竣工验收过程中直接
产生的，对建成后的工程管理、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种不同载体形式的历史记录。
第二章 水运建设项目文件材料立卷归档工作管理
第四条 各级交通运输主管部门（港口行政管理部门）应根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖
区域内水运建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受项目所在地上级及同级档案行政管理部门的检查和指导。
第五条 水运建设项目文件材料立卷归档工作实行项目法人（建设单位）负责制。项目法人（建设单位）
应做好自身形成的项目文件材料的收集、整理和归档工作，并加强对各参建单位文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导；将项目文件材料立卷归档工作纳入合同及监理工作内容，与工程建设同步管理，保证项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确和系统。
第六条 各参建单位应配备适应项目文件材料立卷归档工作需要的工作人员，并保持其稳定；明确本单
位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的整理归档和移交工作。
第三章 水运建设项目文件材料的收集
第七条 水运建设项目文件材料的收集工作，按照“谁形成谁负责”的原则，由项目文件材料的形成单
位或部门负责。具体收集范围及归档单位按《水运建设项目文件材料收集归档范围》（见附件1）执行。
第八条 各有关单位应建立健全项目文件材料平时收集归档制度，按水运建设项目基本建设程序的不同
阶段和各合同段单位（分部、分项）工程施工工序文件材料的自然形成过程，分门别类，及时收集。
第九条 收集归档的项目文件材料应为原件。其中项目立项审批等文件，如原件保存在项目主管单位，
项目法人（建设单位）可收集复印件归档保存；如供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件，应在复印件上加盖销售单位正式公章并注明原件存放处后归档保存。
第十条 收集归档的文件材料应能够全面、准确地反映工程建设的实际过程。其中勘测资料、施工记录
应是现场原始记录，填写内容规范，相关签署手续完备。
第十一条 项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，格式统一；禁止使用圆
珠笔和铅笔等易褪色笔书写、签批；如是热敏传真件，需复印保存，复印件应清晰。
第十二条 数码照片在刻录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片连同说明一并归档；长期存储的电子
文件应使用不可擦写光盘保存。
第十三条 竣工图编制要求
（一） 竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经
监理审核签字认可；如项目法人（建设单位）规定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责任；工程总平面布置图及综合管线竣工图由项目法人（建设单位）负责或委托有关单位编制。
（二） 竣工图应完整、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。
（三） 一般性的图纸变更，且能在原图上作修改补充的，可在原施工图上做修改、说明后，作为竣工图；总平面布置、结构形式、工艺及其他重大变更，不宜在原施工图上修改、补充的，均需重新绘制竣工图；重新绘制竣工图，且图签能全面反映签署情况的，可不另加盖竣工图章。 重绘图纸在原施工图号前缀“竣”字。
第四章 水运建设项目文件材料的整理
第十四条 水运建设项目文件材料归档前，应由文件材料收集归档单位在文件材料收集的基础上，按照
文件材料的内在联系，进行分类整理组卷。
第十五条 水运建设项目文件材料组卷，应遵循水运工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律
和成套性原则，达到分类科学，保持文件材料的内在有机联系，便于保管和查找利用的目的。子 （一）立项审批阶段文件材料根据审批事项的内在联系分别整理组卷。 （二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。
（三）招投标及合同管理文件材料按照招投标工作程序及合同内容，分别整理组卷。 （四）工程准备阶段文件材料按审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。 （五）工程管理文件材料按问题并结合时间，分别进行整理组卷。 （六）计量支付报表、计划进度报表按合同段结合时间整理组卷。
（七）各合同段施工管理文件材料以合同段为单位，按工作程序并结合问题，分别集中整理组卷；原材料质量保证文件如属共用的，则按单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别整理组卷；各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件可按合同段集中整理组卷外，其余文件材料均应按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷；设备文件材料按专业及用途分别整理组卷；竣工图按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷，并编制设计变更一览表（见附件2）。
（八）监理工作活动中产生的文件材料，根据其工作内容，以合同段为单位，按照监理工作依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷；平行检验及独立抽检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷。 （九）工程试运行及竣工验收文件材料按照观测检测记录及报告、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。
第十六条 卷内文件系统化排列
（一）立项审批文件批复在前，请示在后，报批过程中有关审查文件材料依次排列。 （二）设计审批文件批复在前，请示在后，相关审查文件材料依次排列。 （三）工程准备阶段文件材料按照审批及协议事项办理程序依次进行排列。 （四）项目实施阶段文件材料排列
工程管理文件材料按照问题结合时间依次排列；会议纪要按时间进行排列，如属专题会议，按照专题分别进行排列；招投标及合同文件按专业依次排列。
各合同段施工管理文件材料，按工作程序结合问题的重要程度依次排列；原材料质量保证文件按产品种类或使用部位分别依次排列；按各单位、分部、分项分别整理组卷的文件材料，依照施工工序，按开工批准、工程质量检验报验、各项施工原始记录、试验检测及工程质量控制、安全管理、事故处理等往来文件材料，依次进行排列。
监理工作活动中产生的依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，按照监理工作内容结合问题的重要程度依次进行排列；平行检验及独立抽检记录按照单位、分部、分项工程依次排列。 计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。
设备文件材料按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排列。 施工图（完工图）及竣工图按专业或单位工程结合图号顺序依次排列。 （五）试运行及竣工验收阶段文件按照各专项工作程序依次排列。
第十七条 经系统化排列的卷内文件材料，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面
书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号；已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，将该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。