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常见档案参考资料的编写方法
档案参考资料种类很多，用途广泛，发下十种常见参考资料及其编写方法：
一、大事记
大事记，就是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料。它可以向利用者提供某一问题的历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律性，是总结工作、编写资料、考证历史的重要依据。
（一）大事记的种类
目前，我国档案馆室所编的大事记主要有以下四种： 1.记载一个机关在一定时期内重要活动的机关大事记，例如，《北京市**局大事记》（1949-2001）。企业、事业单位所编持续反映本单位情况的大事记类似于这种。
2.记载国家或个地区在一定时期内重大事件的国家或地区大事记。例如，《中华人民共和国大事记》（1949-2001）。
3.按照一定专题记载国家或一定地区、一个机关在一定时期内某一方面重大事件的专题大事记。例如，《日本军国主义侵华大事记》。
4.记载重要人物一生重要活动的个人生平大事记（通常也称年谱）。例如，《孙中山年谱》。
（二）大事记的体例和结构
大事记一般采用编年体，以年月为经，以事实为纬，交大事条目按时间顺序排列，以便反映同时期中大事之间的联系。一部独立编印的叙述式大事记，一般由如下部分组成：
1.题名，即大事记的标题。包括大事记的对象、内容、时间、名称等要素，其中时间项可以直接列入标题之中。如《北京市档案局1973-2001年大事记》。
2.编辑说明，有的称为前方或编者的话。是对大事记编写情况的总的说明。其主要内容包括：编写目的，读者对象；指导思想和原则；时间断限，选材标准，材料来源；编排体例、结构及某些需要说明的问题；编者情况。
3.序言。介绍大事记记述对象的概况，如有关机构的组织沿革、基本职能等。
4.目录，也称目次。是帮助读者查找大事记条目的线索。大事记的目录应根据编排体例编写。
5.正文。这是大事记的主体部分。大事记的内容，主要是由大事记述和大事时间两部分组成。
（1）大事记述。大事记是通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择，是撰写这部分内容的关键。如何选择和确定大事，要考虑如下三方面因素：
第一，要立足于本地区或本系统、本机关、本企业，突出本身活动。属于全国或其他较大范围内的大事，只有与本地区或本系统、本机关、本企业密切相关的大事才记，否则，不予记述。记述的目的在于说明大事的背景由来。
第二，要根据本系统或本机关、本企业的性质、任务和主要职能活动选择大事和要事。一般情况下，反映主要职能活动的重要事件，才能列入大事记的范围。
第三，要凸显本地区或本系统、本企业的特点，突出一定时期的中心工作、重大事件和要事。
（2）大事时间。大事时间， 一般要求记载准确日期，每件大事年、月、日齐备。对时间不确切的事件，应尽力进行考证。大事记条款，严格按照大事发生的先后顺序排列，先排有确切日期的大事，后排接近准确日期的大事，日期不清者附于月末，月份不清者附于年末。
6.按语和注释。按语简要介绍历史背景和大事要点，起到总括下文、引导阅读的作用；注释，有些词语、人物、地名等要注释说明，以便于读者理解。
7.附录。即大事记的辅助材料，放在正文之后，以便宜读者查阅。
（三）大事记的编写要求
编写大事记，应按照历史唯物主义的观点，坚持实事求是的原则，尊重历史，尊重史实，维护事物的本来面目，客观地加以记述，其具体要求是：
1.观点正确，用材真实；
2.大事突出，要事不漏，小事不要； 3.系统条理，简明扼要；
4.大事记叙一般不加评述，观点寓于条文之中；
5.收集材料尽量广泛，所有材料要经过严格挑选，去粗取精，去伪存真；
6.材料来源一般注明出处；
7.建立大事记录制度。平时由专人负责记载大事记，定期印发给机关领导和有关部门征求意见，修改补充完善，年终立卷归档。由天大事当时记载，真实可靠，用不着考证核实，也不会遗漏。
二、组织机构沿革
组织机构沿革是系统记载一个机关、企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种编研材料。它分为机关组织机构沿革、企业组织机构沿革、地区组织机构沿革和系统组织机构沿革等几种类型。内容大致包括机关（企业、地区、系统）概况、机构名称改变、地址迁移、成立、撤销或合并时间、隶属关系、性质和任务、职务范围、领导人员变动、编制扩大与缩小，以及内部机构设置等方面变化情况。
组织机构沿革可以采取文字叙述或图表的形式，也可图文并茂。
其主体结构的体例通常有两种：一种是以时期（年度或阶段）为主线，先将材料分成若干阶段，然后在每个时期下面再分别叙述其内容；另一种是以题目为主线，先将材料按其叙述的内容分为若干题目，然后在每个题目下面再逐年或逐阶段叙述。
三、全宗指南
全宗指南是以文章的叙述形式介绍和提示档案馆室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料，又称全宗介绍，是一种书本式检索工具。其体例包括以下内容：
（一）立档单位和全宗的历史概况。此部分可简要地叙述立档单位成立的时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。
（二）全宗内档案内容和成分的介绍。这是全宗指南的主体部分。其叙述方式，首先介绍全宗内档案的构成及数量；其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容；第三，介绍全宗内档案的整理（分类、编目）及保管情