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环境/职业健康安全管理程序文件
记录控制程序
文件编号：CX-2E-EHSP08 A/0
1．目的
规范环境记录的管理，客观、真实、准确的反映环境活动和环境管理体系的有效运行，为活动的可追溯性以及采取改进、纠正和预防措施提供依据。
2．适用范围
本程序文件适用于与环境管理体系有关的所有记录。 3．职责
3.1公司各级负责人负责相关环境记录的编制、处理的审批。
3.2各部门负责相关环境记录的编制、填写、收集、保存、归档、移交和处理。 3.3管理者代表负责监督和审查环境记录控制的实施情况。 3.4环境记录的填写人员，对所有的每一个数据文字负责。 4．作业程序
4.1环境记录的范围和形式
4.1.1环境记录是记载所实施环境活动或取得成果的客观证据，记录既包括了本单位产生的内部记录，也包括接收的外部记录。
4.1.2环境记录可以是表格、图表、报告、磁带或照片等形式。 4.2环境记录样式的编制和审批
4.2.1各部门根据工作需要，可矮星编制环境记录样式的草案。编制时，应给环境记录样式唯一的编码。
4.2.2新编制的环境记录样式，需经部门负责人或公司主管领导审批（可与文件一同审批。单独审批时，采取在背面签名的方式进行）。
4.3环境记录样式的发放与更改
4.3.1按《文件控制程序》的规定做好环境记录样式的发放与管理。
4.3.2文控中心应编制在用环境记录样式目录“环境记录汇总表”，分发给各个部门，以便各部门使用。
4.3.3环境记录样式的更改，需经部门负责人或公司主管领导批准。环境记录样式更改时，应给予新的版号。更改后的环境记录样式按《文件控制程序》的要求发放，同时收回旧样式。
4.4环境记录的管理4.4.1填写要求
环境记录应真实和书写清晰，并按要求正确填写，且不得随意涂改。如有错误，应用划线的方式进行更正并签名，必要时注明日期。 4.4.2收集和归档
4.4.2.1环境活动的开展均伴随有环境记录的产生，每一项活动结束后，该项活动
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记录控制程序
文件编号：CX-2E-EHSP08 A/0
的负责人应将该项记录整理成文交予相关部门。各部门由专人负责收集环境记录。
4.4.2.2各部门专门负责环境记录管理的人员，根据需要复制规定份数分发至有关部门，分发时应要求收件人在原件背后签字（必要时）。原件则进行分类、装订后归档。
4.4.3查阅和借阅
4.4.3.1已归档的环境记录，借阅时应填写“文件借阅登记表”。 4.4.3.2经相关部门负责人同意，可查阅其环境记录。 4.4.3.3所有记录的原件一律不借给公司以外的单位或人员。 4.4.4环境记录的标识、储存和保护
4.4.4.1环境记录按类别装订成册（至少一年装订一次），做好名称、部门、时间标识，保存在适当的档案柜中便于查阅，并注意做好防虫鼠、防潮等工作以防止环境记录的损坏、变质或丢失。
4.4.4.2采用其他媒介的环境记录，也应有相应的储存条件，如软盘，应注意防潮防压防磁，以免保存内容丢失，必要时，应复制备份。
4.5外来环境记录的控制
4.5.1相关方投诉和建议，以及相关方环境不符合记录，由对应部门向品管与安全保卫科移交。由品管与安全保卫科移交。由品管与安全保卫科予以管理。4.5.3其他相关方的环境记录由对应部门保存。
4.6环境记录的保存期
环境记录的保存期限为三年。
RoHS绿色产品管理体系记录保存期限为四年。 4.7环境记录的处理
4.7.1已超过保管期或无查考价值的环境记录，可剔除处理。 4.7.2环境记录的处理方式为销毁。
4.7.3需销毁的环境记录，由其管理员填写“文件销毁申请单”，经部门负责人审批后，由文件管理员负责销毁。 5．支持性文件
5.1《文件控制程序》
5.2《环境记录目录及其保存期》 6．记录
6.1环境记录汇总表 6.2文件借阅登记表
6.3文件销毁申请单
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内部审核控制程序
环境职业健康安全内部审核控制程序
文件编号：CX-2E-EHSP09 A/0
1 目的
验证环境职业安全健康管理体系的有效性和符合性。 2 适用范围
适用于内部审核工作的控制。 4 职责
4.1 管理者代表负责领导内部审核工作。
4.2 质量管理室负责组织编制和实施《内部审核方案》。 4.3 各部门配合《内部审核方案》的实施。 4 工作程序
4.1 《内部审核方案》的编制
4.1.1 质量管理室在每年的年初负责策划《年度内部审核方案》，报管理者代表审核，总经理批准。
4.1.2 内部审核的频次为内部审核每年最少一次。 4.1.3 审核时机
内部审核按《年度内部审核方案》进行。
4.1.4 审核的准则包括ISO14001、GB/T28001标准的要求、环境职业安全健康管理体系文件的要求及与有关法律法规和相关方的要求。
4.1.5 内审的范围包括环境职业安全健康管理体系涉及的部门、产品、工作场所。 4.1.6 内审的方法：随机抽样。 4.1.7 审核员的选择
审核人员应经过培训和资格认可，并与受审核对象无直接责任和管理关系，从而确保审核过程的公正性和客观性。
4.1.8 当有下列情况时，管理者代表决定增加内部审核的频次： a) 发生严重环境职业安全健康事故； b) 相关方有重大投诉并被确认；
c) 决策层、内部结构、隶属关系、环境职业安全健康方针和环境职业安全健康目标或产品有较大变动时；
d) 总经理认为有必要时； e) 认证机构提出监督审核前。 4.2 内部审核的准备 4.2.1 组成内部审核组
a) 管理者代表指定审核员，任命审核组组长组成内部审核组；
b) 组长和审核员必须是经过培训并取得内审员资格并与被审核单位无直接关系的人员。
4.2.2 收集资料
审核组应收集与被审核单位有关的资料，包括： a) ISO14001、GB/T28001标准。 b) 环境职业安全健康手册。 c) 程序文件。 d) 各种操作规程。
e) 有关外来法律、法规、相关标准。 f) 环境职业安全健康记录。
g) 最近几次内审、外审报告和纠正/预防措施报告等。 4.2.3 编制审核方案
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内部审核控制程序
文件编号：CX-2E-EHSP09 A/0
组长负责编制本次《内部审核方案》，报管理者代表批准；并将任务分配给审核员。 4.2.4 编写检查表
审核员根据分配的任务和审核方案编制《内审检查表》，《内审检查表》经审核组长审批。
4.2.5审核组长在审核前5天将审核方案交受审核单位负责人，并约定陪同人员。受审核单位根据审核方案安排工作。 4.3 内部审核的实施 4.3.1 召开首次会议
a) 会议由内审组长主持，公司领导、受审核单位负责人和陪同人员、审核员参加；组长重点介绍本次审核的目的、范围、依据、审核方法及程序。 b) 审核员作会议记录，参加会议人员签到。 4.3.2 现场审核
a) 审核员按检查表的要求通过面谈、提问、查记录、现场观察等方式
收集正反两方面的客观证据，并详细记录。若发现不符合，请陪同人员做见证并向当事人指出。
b) 当记录太多无法全部检查时，审核员应选择重点，采取随机抽样方法，但必须保证抽样有代表性。
c) 审核员在审核时，应确保审核过程的客观性、公正性。 4.3.3 确定不符合项和观察项
a) 每天审核任务完成后，应召开审核组内部会议，整理审核结果，审核员根据记录进行讨论，组长确定不符合项数量，审核员填写《内审不符合报告》。 b) 不符合项分为三类： ① 体系性不符合。环境职业安全健康管理体系文件与法律法规、环境职业安全健康管理体系标准、合同的要求不符。
② 实施性不符合。未按环境职业安全健康管理体系文件规定去实施。 ③ 效果性不符合。实施不认真未达到效果。
c) 观察项指审核中发现问题属于轻微的不符合或者是证据暂不足。
d) 在末次会议前，审核组召开时间较长的内部会议，分析不符合报告类型、数量，起草审核报告。
4.3.4 召开末次会议
a) 会议由审核组长主持，公司领导、受审核单位负责人和陪同人员、审核组成员参加。组长介绍审核情况，宣布不符合数量、类型，宣读不符合报告，就受审核单位实现本单位的环境职业安全健康管理的有效性做出评价。 b) 受审核部门负责人应在不符合报告上签字确认，审核组应提请受审部门注意观察项。
c) 审核员作会议记录，参加会议人员签到。 4.4 编写内部审核报告
内审结束后，审核组长负责编写《内部审核报告》，经管理者代表批准后，质量管理室下发给有关部门及公司领导，管理者代表负责将此作为管理评审输入之一。
4.5 纠正措施
4.4.1 不符合发生部门组织人员负责对不符合原因调查、分析，填写不符合报告中有关栏目，交质量管理室，质量管理室负责判定原因分析正确与否。
4.4.2 质量管理室根据不符合原因，确定制订纠正措施的责任部门，若有争议，管理者代表负责协调。
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