发布时间 : 星期五 文章(档案管理)文书档案著录细则与机读目录数据交换格式更新完毕开始阅读5555dd46dc88d0d233d4b14e852458fb760b38c0
6 7 8 9 10 11 12 页号 备注* 保管期限 C C C 字符 3 汉字和字符 24 汉字 4 密级* C 汉字 4 分类号 C 字符 30 主题词 C 汉字 60 电子文档号C 字符 20 * 13 全文* M 汉字 注1、有*为选择著录项目，其它为必须著录项目。2、字段规定字段值的，只能选择输入；没有规定字段值的，输入值不受限制。 4.1.4、文件级目录（1）著录要求 4.1.4.1、档号、责任者、文件编号、正题名、成文时间、页号、保管期限、分类号、主题词为必须著录项目。其它著录项目为选择著录项目。规定的字段长度为最大长度，可以小于它，但不得超过。选择著录项目还可从DA/T18中选取，或自行设置。
4.1.4.2、档号见4.1.2.2。
4.1.4.3、责任者：也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体合个人。责任者有多个时，一般著录前两个或前三个（主办单位必须著录，立档单位本身是责任者的必须著录），责任者之间以“；”号间隔。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后面著录职务、职称，并加“（）”号，机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。在一个全宗内，对一个单位的名称应尽量做到统一。
4.1.4.4、文件编号：文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，只著录一个文件编号，有立档单位的文件编号必须著录，否则著录主办单位的文件编号。文件编号的年度括号原文可能采用各种符号，年度可能采用4位数或2位数，本标准规定，括号一律用“[]”，著录，年度一律采用4位数。
4.1.4.5、正题名：文件文首的题名。必要时副题名原文可照录于正题名后。没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[]”号。题名太长或不能揭示内容时，应根据其内容精简或另拟题名，加“[]”号。
题名拟写应力求反映文件内容，一般包括责任者、内容、文种，如超过字段长度，可以省略责任者。对题名中出现“你省”、“你厅”等字样的一点要加上具体的名称。
可以在字段长度内尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的人名两端加上“[]”。
示例：关于×××[×××、×××]等3位同志职务的任免通知。 4.1.4.6、成文时间：文件落款的时间。成文时间一律用8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，不够位数添“0”。如“20010824”表示2001年8月24日。
文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录，月日缺少或不清部分以“0”补之；年缺少或不清，应考证出年份。考证不出年份，应考证出大致年份，著录该年代的起始年份，月日用“0”表示。如五十年代的文件，著录为“19500000”。
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永久、长期、短期 4.1.4.7、页号：著录本份文件首页在案卷内的页面顺序号。 4.1.4.8、备注：著录文件中需要注释或补充的内容。 4.1.4.9、保管期限：见4.1.2.6。
4.1.4.10、密级：是指文件保密程度的等级。 4.1.4.11、分类号：见4.1.2.8。 4.1.4.12、主题词：见4.1.2.9。
4.1.4.13、全文：存放字符型的文件全文信息，以便进行全文信息检索。全文信息的获取可以从电子文件中得到，或对纸质文件进行扫描。
4.1.4.14、电子文档号：档案室管理电子文件的一组符号代码。其结构如下： ××× ××× ×××× ××× 件号 案卷号 目录号
全宗号
4.2、立卷改革后归档的档案目录数据库结构与著录要求 4.2.1、文件级目录（2）数据库结构
表3 文件级目录（2）数据库结构 序号 数据字段名 字段类型 文字类别 字段长度 字段值 1 全宗号 2 保管期限 3 年度 4 机构或问题 * 5 盒号 6 件号 7 馆编件号* 8 文件编号 9 责任者 10 正题名 11 成文时间 12 页数 13 密级* 14 备注* 15 分类号 16 主题词 17 全文* 18 电子文档号 * 注1、有*为选择著录项目，其它为必须著录项目。2、字段规定字段值的，只能选择输入；没有规定字段值的，输入值不受限制。 4.2.2、文件级目录（2）著录要求 4.2.2.1、全宗号、保管期限、年度、盒号、件号、文件编号、正题名、责任
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者、成文时间、页数、分类号、主题词为必须著录项目。其它著录项目为选择著录项目。规定的字段长度为最大长度，可以小于它，但不得超过。选择著录项目还可从DA/T18中选取，或自行设置。
4.2.2.2、全宗号：档案馆给每个全宗确定的代码。全宗号用三位阿拉伯数字标识某一属全宗的顺序号。
示例：“002”表示2号全宗档案。 4.2.2.3、保管期限：见4.1.2.6。
4.2.2.4、年度：按照DA/T22—2000整理的档案，年度指文件形成年度，是一种分类方法。年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
示例：“2002”表示2002年。
4.2.2.5、机构或问题：按照DA/T22—2000整理的档案，采用按机构或问题分类归档的全宗应著录机构或问题。机构或问题是指作为分类方案类目的组织机构或问题名。例如，按机构分类的可用“办公室”、“人事科”等；按问题分类的可采用“党务类”、“人事类”等。机构或问题名称不超过五个汉字。名称过长的，采用通用简称，例如“社会综合治理办公室”采用“综治办”。
4.2.2.6、盒号：按照档案盒上架排列后的顺序流水编制，以千位数为限混年编制，几年一段号。
4.2.2.7、件号：本项目是指档案室编件号。档案室编件号是档案室依据DA/T22—2000整理而给予文件的排列顺序号。
4.2.2.8、馆编件号：档案馆编件号，是档案接收进馆时档案馆编制的件号。 4.2.2.9、文件编号：见4.1.4.4。 4.2.2.10、责任者：见4.1.4.3。 4.2.2.11、正题名：见4.1.4.5。 4.2.2.12、成文时间：见4.1.4.6。
4.2.2.13、页数：本份质纸文件的页数，有图文的页面算一页。 4.2.2.14、密级：见4.1.4.10。 4.2.2.15、备注：见4.1.4.8。 4.2.2.16、分类号：见4.1.2.8。 4.2.2.17、主题词：见4.1.2.9。 4.2.2.18、全文：见4.1.4.13。
4.2.2.19、电子文档号：档案室管理电子文件的一组符号代码。其结构如下： ××× × ×××× ×× ××××× 件号 机构或问题代号 年度
保管期限代号 全宗号
其中，保管期限代号，永久为“1”，长期为“2”，短期为“3”。机构或问题代号为两位数字，不按机构或问题归档的，该代号为“00”。原则上同一年度内同一个机构或问题对应的代码应一致。
5、机读目录数据组织与交换要求 5.1、本标准规定的机读目录数据交换文件的组织方式是以.dbf为扩展名的关系型数据库文件。
5.2、本标准涉及的各种符号，如“—”、“*”、“#”、“（）”、“；”等等，以及
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阿拉伯数字，在计算机录入时，一律用“半角”录入。
5.3、经过加密处理的机读目录数据库移交文件必须解密后移交，保证可读性。
5.4、机读目录数据库移交文件不得进行压缩处理。库文件长度超过存储介质容量时，可将库文件分为若干子文件存储。
5.5、机读目录移交盘应带有外部标识，注明全宗名称、全宗号、盘号、库文件名称及其它相关信息。同时应造具机读目录移交清册，写明移交的机读目录的全宗名称、全宗号、保管期限、起止年度、目录条数等内容，以便接收。
5.6、机读目录移交盘采用光盘CD、3.5英寸软盘或通用的USB接口活动存储器等。网上传递仅限党委和政府内部网络。
5.7、机读目录移交文件应经过内容、病毒等检测，内容完整且不带病毒才能移交。
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