发布时间 : 星期日 文章机械行业文件控制程序更新完毕开始阅读65c6501fc5da50e2524d7f94
文件控制程序
1 目的
为对质量体系文件进行控制，保证对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都使用相应的有效版本，特制定本程序。 2 范围
公司质量体系规定的文件包括：内部文件和外来文件。
A 内部文件包括：质量方针、质量目标、质量管理手册、质量程序、规章制度、岗位职责、公司编写的技术文件（包含：产品（工艺）技术要求及标准，工艺卡片（含作业指导书），操作规程）、记录等；
B 外来文件包括：法律、法规，政策性文件；国际标准、国家标准、行业标准、部颁标准、技术资料等等。
本程序适用于以上质量体系文件的控制。 3 定义 3.1 受控本
文件的分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制，保证文件始终反映现行要求。 3.2 非受控本
文件的分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求。 4 职责
4.1 总经理批准发布质量手册。
4.2质量程序文件由执行该程序的主要责任部门人员拟制，部门负责人审核，管理者代表批准。
4.3 办公室、技术部负责本控制程序的制订和控制。
4.4 各职能部门负责各自职能范围内使用文件的收集和保管。 5 内部文件管理程序
5.1 质量体系文件编号指南 5.1.1质量管理手册编号
5.1.1.1 文件号 Q/TR&JD.QM-A
QM：质量管理手册； A ：版本号； 如：QM-A 表示：第A版质量管理手册 5.1.1.2 手册中的章节号
X.X：第几章第几节（2位阿拉伯数字）； 如：0.8 表示：质量管理手册第0章第8节，如：2 表示：质量管理手册第2章。
5.1.2 质量程序编号 Q/TR&JD.QP-XXAA
Q/TR&JD.QP：质量程序文件；XX：ISO9001：2000标准中相应条款号（2位阿拉伯数字）；AA：相应标准条款下生成的程序文件顺序数；如：Q/TR&JD.QP-0501 表示管理职责条款中生成的第一个程序文件。
5.1.3 三层次文件编号 Q/TR&JD.WI-部门代号—AA
Q/TR&JD.WI：三层次文件代号，部门代号：见5.1.5条款规定，AA：顺序号。 如：Q/TR&JD.WI-SC-05表示生产部门编制的第5份三层次文件。 5.1.4 版本号/修订次 A/0 第几版本/第几次修订
版本号为：A，修订次为0。
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5.1.5 公司、职能、部门代号
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ZJL：总经理 GD：管理者代表 SC：生产部 JS技术部 XS：销售部 ZG：质管部 BG：办公室 CG：采购部
5.2 质量体系文件发布前的审核和批准
所有质量文件发布前都应经相应的人员审核、批准。 5.2.1 质量管理手册的审批
质量管理手册由管理者代表编制和审核，总经理批准发布。 5.2.2 质量程序文件的审批
质量程序文件由执行该程序的部门人员拟制，部门负责人审核，管理者代表批准。 5.2.3三层次文件的审批
三层次文件由责任部门人员拟制，部门经理审核，管理者代表批准。 5.3 质量体系文件接收控制
5.3.1 办公室/技术部在收到印制好的文件时，应确认下列各项： a. 文件上有拟稿、审核和批准人员的签名； b. 文件号、修订次和页数正确； c. 文件的字迹清晰；
5.3.2 所有文件应登记于“受控文件清单”,以表明最新状态。 5.4 质量体系文件的发放范围
5.4.1 文件的发放范围以适用部门和人员为原则确定，严格控制文件分发，以便管理和防止泄密。
5.4.2 所有质量体系文件，除非管理者代表或总经理许可，不得外借给公司以外的人员。为让顾客了解公司质量体系，一般只提供质量管理手册及相应程序的非受控本。
5.4.3 文件发放范围由文件审核人确定在“受控文件清单”和“外来受控文件清单”中，依此范围发放。
5.4.4 无论是对外发放或借阅质量文件，都适用本程序5.5条款规定的发放和回收程序。 5.5 质量体系文件的发放和回收
5.5.1 办公室/技术部按规定发放范围及时发放文件，以保证有关场所使用相应文件的有效版本。
5.5.2 办公室/技术部应保证及时从所有发放和使用场所收回作废的非技术性及技术性文件受控本。
5.5.3 办公室/技术部应在“文件分发/回收表（除图纸外）”中详细登记文件发放和回收情况，并应有文件接收人员的签名。所有发放的质量文件应有编号以便追溯（对于非受控本无须更换新版或回收）。
5.5.4 文件受控本和非受控本都应盖有相应的红色“受控”或“非受控”印章。
5.5.5经总经理确定的机密文件，其他部门借用时，必须经总经理批。内部借用其他部门文件时，需经得部门经理口头同意。
5.5.6 作废/失效的受控本回收后都应及时处理。作为档案或供今后参考而保留的（至少一份）作废文件，应盖上“作废”和“保留”印章以防误用。 5.6 质量体系文件的修订
5.6.1 为防止对质量体系文件未经授权的修改，对质量文件的任何更改/修订应同样遵循5.2条款中所述的审批程序。
5.6.2 质量体系文件的修改(除图纸外)应填写《文件修改申请单》详述理由，向原制定/审批部门提出书面请求。
5.6.3 文件更改的审批应由原审批部门/人员进行；若指定其他部门/人员审批时，该部门/
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人员应获得原审批所依据的有关背景资料。
5.6.4 审批部门/人员应及时对更改建议的合理性进行审查，确定是否需要修订,必要时，应进行验证。若审批人员同意修改，修改应由原文件编制人员进行。 5.6.5 质量程序以每一文件号为一独立文件。
5.7 对质量记录的控制详见Q/TR&JD.QP-0402《记录控制程序》。 6、外来文件的管理程序
6.1、法律、法规，政策性文件由办公室负责收集和接收，并统一管理，具体按6.3~6.5的 要求实施。
6.2、国家标准、技术资料等由技术部负责收集和接收，并统一管理，具体按6.3~6.5的要求实施。
6.3、外来文件的编号：按原各自的编号。
6.4、外来文件在公司内应用前，应在其封面上盖上红色“受控”章，其发放、回收按“受控”本的要求执行。
6.5、办公室/技术部应将外来文件记录于《外来受控文件清单》，其分发/回收应填写《文件分发/回收表》。 7、电脑文件的管理
7.1电脑文件由专人设密码保管。
7.2 电脑文件未经授权（授权人具体体现在“文件修改申请单”的审核、批准人签字）不得进行更改，更不能未经授权进行删除。 8 参考文件
Q/TR&JD.QP-0402 记录控制程序 9 质量记录
9.1 Q/TR&JD.QR-0401-01 受控文件清单 9.2 Q/TR&JD.QR-0401-02 文件分发/回收表 9.3 Q/TR&JD.QR-0401-03 文件修改申请单 9.4 Q/TR&JD.QR-0401-04 文件申请表
9.5 Q/TR&JD.QR-0401-05 外来受控文件清单