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文一事，便于对方答复；答复函要针对来函的问题做出明确的表态，批准性批复，要明确说明同意或不同意某事，还可以在此基础上，阐述有关意见，提醒对方注意有关事项等。
(3)结束语。这是函的结尾部分，根据内容的需要，可有不同的表达，中心目的是向对方提出希望、要求或重申致函的目的，表明自己的态度。要根据函询、函商或函复的事项，选择运用不同的惯用语，如“特此函询（商）”、“特此函达，即请复函”、“盼复”、“此复”、“特此函复”、“特此函告”等。
(e)落款
用全称或规范化简称写发文机关。日期也要写全，并加盖公章。
Ｅ．函的写作要求 （a）开门见山，直奔主题
无论去函还是复函，都不要拐弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。
(b) 一事一函，简洁明了
函一般都比较简短，一份函围绕一件事情，内容单一，语言要简洁明了，便于对方回复。
(c)语言规范，表述得体
体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，
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则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统，犹豫不定。 例文一：
广州*局销售公司请求批准函 *局销办函 [1996] 5号
广州*局：
我销售公司从去年十月成立以来，国内务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。
可否，请批复。
广州*局销售公司（盖章） ****年*月*日
赏析：这是一份请求批准的函。局和公司是两个性质不同的单位（一个是机关，一个是企业），是不相隶属的机关，所以用函的形式。正文部分先阐明去函的原因和目的、然后提出具体的请求事项，最后用请求批准函的规范式语句“可否，请批复”作结语。这份函结构紧凑，内容完整。
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例文二：
*市人民政府办公厅关于临时工、合同工
能否执罚问题请示的复函 市政办函 [1996] 40号
*市容环境卫生管理局：
你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下：
《中华人民共和国行政处罚法》于1996年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。 ??
你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。
特此函复
*市人民政府 ****年*月*日
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赏析：这是一份复函。由于*市人民政府与*市容环境卫生管理局是不相隶属的机关，因此，只能以函的形式答复*市容环境卫生管理局的请示，并在复函中注明回复的依据，然后表明态度“从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。”态度明朗、依据清楚，回复意见具体，有鲜明的针对性，结构也规范，值得我们学习。
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