发布时间 : 星期一 文章沟通技能篇（个人精心编制）2011.10.21版更新完毕开始阅读6916478ea0116c175f0e48d5
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会发现，当一个员工接受这样的语言时间较长后，会变得烦躁、自卑，或对以后类似的语言漠然，以至于有许多上级和家长总是抱怨：“为什么孩子越被教育却越不听话？”
许多员工在回忆自己的职业生涯时，经常会提及若干印象最深刻的事情。他们也许会说，当时是上级一次意味隽永的激励使自己受益一生；但也许会说，当时是上级的一句话深深地伤害了自己，成了自己“永远伤心的理由”。上级不能轻视自己的一言一行，不能在无意中成为沟通的“杀手”。向下沟通要有“心”，要从认真对待每一句话开始。作为领导，要尽可能地与员工进行交流，以平等的心态倾听他们的呼声，尊重他们的想法，让他们参与决策，求同存异，达成共识，做到真正与员工交心。
【案例：韦尔奇的下行沟通】
韦尔奇认为，有效沟通对一个企业十分重要，他还认为，真正的沟通不是演讲、文件和报告，而是一种态度，一种文化环境，是站在平等地位上开诚布公地、面对面地交流，是双向的互动，只要花时间做面对面的沟通，大家总能取得共识。韦尔奇至少有一半的时间花在与员工相处上，认识他们和他们谈论问题。他至少能叫出1000名通用电气员工的名字，知道他们的职责，知道他们在做什么。
他在通用电气公司建立起非正式沟通的企业文化。每个星期，他都会不事先通知地造访某些工厂和办公室；临时安排与下属经理人员共进午餐；工作人员还会从传真机上找到韦尔奇手书的便笺，这些便笺有给直接负责人的，也有给小时工的，无一不语气亲切而又发自内心，蕴涵了无比强大的影响力。写这些便笺的目的就在于鼓励、激发和要求行动。
六、会议管理概述
会议是一种群体沟通的方式，是一个集思广益的渠道。“会议”是一个动态的合成词。从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。它体现了会议的四个基本条件：有组织、有领导、商议事情和集会。一个会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。
整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！会议管理就是为了保证会议的正常进行并提高会议的效率，而对会议的筹备、组织、保障等工作的一种有效的协调。
评判一个活动和会议价值往往有两个变量，一个是它产生的效能；一个是付出的投入。图5-1对这几种会议形式做了形象的解释。
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图5-1会议价值图
第一种低投入高效能的会议应该开；第二种高效能高投入，也应该开；第三种是低投入低效能，这种会可开可不开；最后一种高投入低效能，这种会议绝不能开。
虽然道理浅显易懂，但是在现实生活中人们经常开最后一种会：高投入却带来低效能。有时甚至会议一开起来就没有尽头，本来要研究3个问题，最后研究了30个问题。本来要研究销售的问题，却在会议上把人力资源的问题讨论得沸沸扬扬。
（一）会议成本
一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。“文山会海”的成本是：
会议成本＝时间成本＋金钱成本＋效益成本＋机会成本。
时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋正式会议时间＋会议休息及耽搁时间）；
金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资＋场地及设施的成本； 效益成本＝参会人员若不用参加会议，那么在这段时间可以为公司带来的效益。
机会成本＝开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意＋不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户＋不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响（蝴蝶效应）等。
【案例：日本太阳工业公司：会议成本分析制度】每次开会时总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本＝每小时平均工资的3倍×2×开会人数会议时间（小时）。公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。
（二）会议成效
《哈佛商业评论》05年7期中有这样的一句话：“任何会议都是要么富有成效，要么纯粹浪费
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时间，二者必居其一。”
1、一个富有成效的会议应该是这样的： （1）通过群体决策的方式，避免结论的片面性；
（2）通过大家面对面地沟通和交流，从而弥合工作中的一些裂痕；
（3）通过互动把某些观点提升、提炼、有效加工，比简单发布一个文件更为有效； （4）使与会者参与决策，因而会议所制定的目标和任务会更容易被执行； （5）实现有效的培训，实现信息的有效交流。 2、如何衡量一个会议是否富有成效： （1）目标是否能实现；
（2）目标是否能在最短的时间内被实现；
（3）是否令所有的与会者感到满意；（这种满意不仅仅针对会议的内容，而是针对会议进行的方式。）
3、无效会议的危害：
（1）目标没有办法实现，会议付出的成本没有取得任何收益； （2）时间成本、金钱成本、机会成本及带来的不良效应等损失巨大； （3）与会者对会议不满，降低团队的凝聚力，使大家心生倦怠感。 4、不需要开会的三个如果：
（1）已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论； （2）会议成本太大，或还有比开会更好的办法；
（3）您是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄乱）。 5、必须开会的三个如果：
（1）听取部门汇报工作，或给小组委派任务； （2）要别人参与决策以集思广益；
（3）必须把信息同时传递给很多人，如需要当众表扬或批评。 6、如何确保会议的高效：
（1）必要时才开会，且会前经过了精心的准备；
（2）精选参加会议的人员；（会议的召开，并不是人越多越好的。人多不仅会增加会议成本，延长会议时间，也会增加扯皮的可能性，不容易形成一致的会议结论，也不利于会议控制。）
（3）开会时间的确定。上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段。时代光华的研究如下：
◆上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。
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◆上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。
◆上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。
◆下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。
（4）明确的议题，清晰的思路，不要讲话太多，始终不偏不移。
（5）拟定科学的会议时间，并严格控制，准时开始，准时结束。每个议题的时间应该是明确的，这样做的目的就是要严格控制会议的时长，按每个会议议题而不是按整个会议来控制，这样更有效，更不容易超时。
（6）会后有追踪，把会议的决议形成公司的生产力。同时，会议备忘越早发送越好，最好在24小时内发送。
※布衣公子 精心编制 公元2011年10月21日
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