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财务开支授权审批与报销制度V1.0
颁发部门 文件编码 编写人 日 期 财务中心 SD通[2013]号 2012年月日 分发部门 新订 修订 复审 原文件编码：无 批准人 日 期 2012年月日 审核人 日 期 2012年月日
1 1.1 1.2 2 2.1
目的
明确财务开支的审批、审核流转环节。 规范财务开支的报销要求。 适用范围
总部、海外分公司的财务开支，但不含商品采购付款事项及加纳房地产公司的业务。
3 3.1 3.1.1
核心条款 管控办法
预算管理：通过费用预算的编制、审批、执行、检查和考核奖罚，来实现费用管控。
3.1.2 授权审批管理：所有的费用开支在预算管理的同时，实行授权审批管理，一切开支必须经授权审批人审批同意后支付，严禁未经授权或超授权审批支付。
3.1.3 限额管理：费用开支在预算管理、授权审批管理的前提下，应在一定的标准额度范围内控制使用，如差旅费用、手机话费、福利费等。
3.1.4 3.1.4.1
归口管理
审批归口：建材线、快消线、五金线、财务线的开支报总部各职能中心总监审批。各分公司MD不对建材线、快消线、五金线、财务线的财务开支承担审批职责。分公司的清关、仓库、行政、HR由MD承担职能审批职责。
3.1.4.2 管理归口：根据部门职责，对部分费用项目进行归口管理，如员工培训费归口到培训部、车辆使用费归口到行政部，详见“附件1-费用报销单”中“科目”工作表H列。
3.1.4.3 报销归口：当事人的费用回到其编制所在公司报销，不得在非编制所在公司报销费用（如出差地公司）。对于由公司垫付的费用（如机票），则在垫付公司入账，再转入承担费用公司入账。
3.1.5 3.1.5.1
人员借款管控要点
原则上不办理个人因私借款，如确有特殊情况的因私借款，经授权审批后，借款金额原则不超过其当月基本工资额的70%。
3.1.5.2 因公借款应专款专用，严禁公款私用。
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3.1.5.3 前款不清后款不借：因公借款在事务处理完毕后7天内报销归还借款，否则，财务人员有权停止其下笔借款手续的办理。
3.2 3.2.1 3.2.1.1
开支审批 开支审批原则
分级审批原则：公司根据财务开支事项的性质、金额设置审批级次，审批人在各自权限内的审批为有效审批。
3.2.1.2 先职能后财务原则：财务开支事项审批按“先职能审批，后财务审核”的原则执行，其一般流程是：
3.2.1.3
严禁拆分原则：属于同一事项的费用，应按照单笔费用报销，严禁拆分“化整为零”，规避已设置好的分级审批权限。
3.2.1.4
费用经办人与审批人分离原则：费用经办人与审批人不能为同一人，即自己无权审批自己经手的支出、必须由其直接上级审批。
3.2.1.5
费用报销经手人适用从高原则：多人一同发生的费用，应由其中最高级别的人员作为费用经办人来报销。
3.2.1.6
实名审批原则：审批、审核签名必须是相关人员的亲笔手写签名或OA审批，不得以印章代替。
3.2.1.7
共同审批原则：费用发生部门与费用承担部门不一致，费用发生部门报销费用时，需由费用承担部门共同审批。
3.2.2 3.2.2.1 3.2.2.2 3.2.2.3 3.2.2.4 3.2.3
分公司分线审批流程：
对于营销线：报销人?分公司营销线负责人?分公司财务经理 对于财务线：报销人?分公司财务经理
对于清关仓储线：报销人?分公司清关经理?分公司MD?分公司财务经理 对于人事行政线：报销人?分公司MD?分公司财务经理
财务开支事项的审批流程分为两级：分公司授权业务和授权金额内的审批流程、超出分公司授权业务和授权金额的审批流程。
3.2.4
分公司授权业务和授权金额内的审批流程直接由分公司按3.2.2审批流程处理；超出分公司授权业务和授权金额的审批流程，首先由分公司在3.2.2审批流程中财务审核，之后报总部审批。
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3.2.5 分公司授权业务和授权金额内的审批流程、超出分公司授权业务和授权金额的审批流程详见“附件2-财务开支授权审批表”。
3.3 3.3.1
开支报销
开支报销需要有相应的单据作为支持凭据，单据包括三类：粘贴单、支出原始单据（以下简称“原始单据”）、费用报销单或差旅费报销单。
3.3.2 3.3.2.1
粘贴单与原始单据
粘贴单是用来粘贴原始单据的纸张，其作用是汇总原始单据，保证原始单据不丢失。
3.3.2.2 3.3.2.3 （1） ①
费用报销所需要的原始单据见“附件1-费用报销单”中“科目”工作表I列。 原始单据的粘贴
单据粘贴要便于装订归档
报销的原始单据必须从右到左整齐有序地用胶水粘贴在粘贴单上（如没有粘贴单，可用相同大小的其他纸张替代），不能一大叠单据粘贴在一块儿，厚度要做到均衡、适中，每张粘贴单原则上粘贴的原始单据不应超过20张，粘贴不能超过装订线（以其他纸张替代的，要在纸张左边保留约0.5厘米的边）。
② 对于超出粘贴单的原始单据，应以粘贴单大小为限折叠整齐，并保证其装订后仍能展开查阅。
③ （2） ① ②
单据粘贴应牢固，即粘贴好后，拿起粘贴单轻轻晃动，不应有单据掉下。 单据粘贴要便于审阅复核
按照原始单据重要性程度，将重要的原始单据（发票）粘贴在第一张。 原始单据粘贴时，必须是单据的正面面向审阅者，单据粘贴不能掩盖单据上的各内容项目（如发票台头、开票日期、发票号码、发票内容、金额等）。
③ （3）
对于差旅费单据，应按照出差时费用发生的先后顺序粘贴。
白条与发票分开粘贴：白条与发票（发票上有税务局监制章）不得混合粘贴在同一张“粘贴单”上。有财政局监制章的行政事业单位收费票据、银行收费单、据视同合规发票。
（4） 3.3.3
原始单据粘贴好后，要在粘贴单右下角注明单据张数和金额。 费用报销单、差旅费报销单
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