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★特殊情况说明
对印章与正文不能同处一面时不得采取“此页无正文”的标注方式的特别说明。 ★附注
附注是对文件内容或有关事项、要求的注解与说明。 ★主题词
揭示公文内容并经规范化处理的词与词组。 ★抄送机关
是指除主送机关以外需要执行或知晓公文的其他机关。其作用在于明确公文的抄送范围，使有关机关及时了解公文内容，以便必要时予以协助、配合。 ★公文撰拟的基本要求
是指在公文撰拟过程中必须遵循的基本准则。 ★公文撰拟步骤
是指在一般写作活动规律指导下，按照公务活动的客观要求，完成公文撰拟的过程。 ★公文主旨的作用
是指公文主旨在一篇公文中具有的实际功能和效用。
★公文主旨的表达
是指公文的主旨从撰文者的观念转化为公文实体的过程。 ★公文的材料
是指构成一篇公文的事实、论据、道理和引语等，是表现公文主旨的基础和条件。 ★公文主旨的表达形式
是指公文主旨各要素之间在公文中的排列和组合方式。
★公文的结构
是指公文内容的组织构造，是对公文内容的恰当组织和安排。 ★过渡
是指上、下文之间的衔接和转换，起承上启下的作用。 ★公文语言
专指用于公务活动，具有公文特色的规范化的语言体系。 ★规范类文书
是指为人们的行为提供准则、以一定社会主体的强制力保证施行、用以规定各种行为规范的文件。 ★规定
是领导机关或职能部门针对某一方面或某项工作、事项提出的属于管理性质的要求和规范。 ★办法
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是领导机关或职能部门在办事标准、方法、步骤和措施方面制定的规范化的具体规定。 ★章程
是政党、团体、企业等社会组织对本组织的性质、宗旨、任务、组织机构、组织成员、活动规则，或对于社会组织的权利、义务、经济性质、业务规范和规模、活动制度以及就某项业务所制定的规范类文书。 ★简章
是针对某项工作、某一事项的办理原则、要求、方式、方法制定的规范类文书。 ★守则
适用于规定一定范围内有关人员在思想、品德、言行等方面应共同遵守的规则。 ★准则
适用于规定党派、团体、机关所属成员特定的行为、道德规范。 ★规程
针对社会组织的某项工作、活动任务的操作过程和规范制定的分解性说明。 ★规则 用于规定一定范围内某项工作、活动中大家共同遵守的行为规范。 ★制度 用于规定有关人员在某项具体工作、具体事项中必须共同遵守的规则和程序。 ★公约
公约有两个含义。作为外交条约的名称之一，一般指三个或两个以上的国家缔结的某些政治性的或关于某一专门问题的条约。作为规范类文书，用于规定人民群众在自觉自愿基础上，经集体讨论，共同约定遵守，主要是道德约束的事项。 ★细则
为具体执行有关法律、法规、规章以及其他规范类文书，针对其全部或部分条文制定的一种解释性、操作性的详细规则。 ★领导类文书
主要用于颁布决策、部署工作、批复有关事项，从而实施制发机关的管理、控制职能。 ★决定
用于对重大事项或重大行动作出安排、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 ★通报
用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。 ★情况通报
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主要用于传达上级机关的重要精神或工作中出现
的重要情况、新问题、新动向以及需要下级机关的事项。
★报请类文书
用于下级机关向有关上级领导、指导机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议，请求指示或批准。 ★报告
用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问。 ★工作报告
是指向上级机关汇报和反映有关工作情况的报告，可以分为综合性工作报告和专题性工作报告。 ★总结报告
主要用于总结工作中的经验、教训。 ★调查报告
是指根绝调查研究的结果写成的报告。 ★公函
函适用于不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关的主管机关请求批准。 ★问函
用于询问情况、联系工作、商洽事宜或请求得到有关主管部门的批准。 ★复函
是指针对问函、应对方的要求而制发的用于答复询问或请求的函。 ★通知
用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。 ★任免性通知
用于宣布、知照有关人员的任免或聘用事宜，履行规定的任免程序。 ★简报
是各级各类机构普遍适用的，用于汇报工作、交流信息的书面材料。 ★会议记录
是对会议情况、过程和内容的原始记载，是撰写会议纪要及传达贯彻会议精神并对其实施情况进行检查的依据和凭证。 ★公文处理
指社会组织内部公文的拟制、传递、办理和整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 ★公文处理程序
按照公文制发、办理和管理的规律，对其一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排。 ★公文处理制度
是指在公文撰制、传递、处理和管理活动中，有关人员应当共同遵守的一系列工作规范。 ★公文撰写制度
公文撰写应当遵循的原则、技术规则和操作程序的规定。
★公文审核签发制度
是为保证公文的质量和效用，在审核签发时应遵循的各种制度。 ★公文缮印制度
是缮印公文的方法、原则和要求等方面的规定。 ★收文办理制度
是收文办理各工作环节的程序手续及责任等方面的规定。
★平时归卷制度
社会组织将办毕公文随时或定期收集集中，分门别类存入卷夹（盒）中，既方便平时的文件管理和查找利用，也为年终归档文件的整理奠定基础。 ★公文催办制度 根据承办时限和内容要求对公文的办理和贯彻情况进行督促检查的各种规定。 ★公文清退制度
将办毕公文定期或不定期清退以防遗失的规定。 ★公文整理归档制度
公文整理归档制度是文书部门将属于归档范围的公文进行系统化整理，并移交给档案部门的各项规定。 ★收文处理
对来自本组织外部的公文所实施的接收、办理和管理的活动，是机构履行法定职能，使收文通过处理产生实际效用的过程。 ★签收
各类机构公文处理工作机构内的专（兼）职文书人员或指定的专门人员在履行规定手续后，通过专门渠道收取外单位发来公文的环节。 ★收文审核
由公文处理工作机构对于需要答复办理的收文进行认真检查核实的环节。 ★分办
公文处理工作机构（人员）对收文筛选分类后，根据规定和常规，将收文分送各有关部门或人员阅知办理的环节。 ★收文的办理
对收文进行阅处、分析研究、从中获取信息、了解有关情况或做出决策、解决问题的过程，包括拟办、
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批办、承办、注办等工作环节，其工作水平关系到公
文效用的实现以及实现的程度，对于整个公文处理程序的质量和效率具有决定性影响。 ★拟办
由综合办公部门、业务部门负责人、秘书及有关承办人员对部分收文的办理提出请示性、建议性处理意见，供领导人决策审批时参考选择的环节。 ★批办
由机构的领导人或部门负责人对需要办理的公文，给有关承办部门或承办人批示意见，体现对于办文工作的具体指导和集中领导的环节。 ★承办
通过对公文的阅读、贯彻执行与办理（回复），具体办理和解决其内容所针对的事务和问题的环节。 ★注办
由承办人在办理完毕的公文上或收文处理单的“办理结果”栏中简要注明办理经过和办理结果以备忘待查的环节。 ★收文登记
由公文处理工作机构统一对收文的完整数据进行登录，是贯穿整个收文处理程序的关键性环节。 ★收文的信息加工
公文处理机构（人员）在收文办理之前，对其进行筛选分类、加工编辑，控制呈批数量，提取有效信息，方便领导人阅读与审批的环节。 ★筛选分类
对收文按照业务性质、重要程度、紧急程度进行选择与分类，便于后续环节的办理。 ★加工编辑
在筛选分类基础上进一步对篇幅过长、眉目不清的收文办件进行删繁就简的技术性处理，以利于领导提高审批公文的效率。 ★组织传阅
由办公室及专（兼）职文书人员将公文在多部门或多位领导人之间传递，使之得到迅速有效的阅知处理的环节。 ★办件的传阅
亦称传批（阅批），即按照领导人的分工，根据公文内容，送请分管领导人批示（批办），要求阅文者批阅指示性意见；它是领导人之间交换意见、商定事项、实施领导职责的一种工作方法。 ★催办
根据承办时限和内容要求对部分公文的承办进行督促检查，以防积压的环节，在公文处理程序中具有监督、反馈功能。 ★对外催办
对发文的催办，即由承办部门（人员）对所发公文在对方收文单位的办理情况进行了解、催询和督促检查。0 ★对内催办
对收文的催办，即由文书人员对本单位内部各承办部门（人员）收文办理情况的督促检查。 ★发文处理
是公文形成的重要阶段，指机构为制发公文所进行的创制、处置和管理活动。 ★会商
撰拟公文过程中，主办部门对涉及其他机构（部门）职权范围的事项，需要征得其同意和配合时进行协商活动的环节。 ★审核
亦称核稿，指公文草稿呈上司签发之前由综合办公部门进行的全面审查与修正的环节。 ★签发
由机构领导人或被授予专门权限的部门负责人对审核后的文稿进行终审，批准核准意见并签署姓名及日期的环节。 ★会签 一是指联合行文的各单位或机构负责人共同签发公文；二是指由一个部门起草，内容涉及其他单位部门的公文稿，送到有关部门经会商、会稿后签发批文意见。 ★核签
又称加签，指上级机关领导人对下级机关或部门所制发的重要公文的签发，签发后的文稿可以注明经上级同意。 ★复核
即公文文稿签发后正式印刷前，由文书工作机构再次进行技术性审核修订的环节。 ★校对
对公文文稿和格式设计要求为基准，对缮印的校样或印本进行全面核对检查，发现并纠正错漏的环节。 ★用印
即在公文落款处加盖发文机构印章证实其法定效力的环节。 ★签署
即由领导人在公文正文正本落款处签署其职务、姓名以证实其法定效力的环节。 ★分装
即按照有关规定和要求，拣配和分装待发公文，进行发文登记和封装，以备正式对外发出的环节。
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★公布
通过各种公开途径和方式，将公文公之于众，使其被周知或普遍遵行的环节，适用于一些特定范围的公文，如公布性公文、行政规范性文件等。 ★办毕公文
亦称办结公文，专指完成了公文处理程序、业经发出或承办完毕的公文。 ★整理（立卷）
指文书处理部门将办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，按照他们在形成过程中的联系组成有序的文件信息系统的工作活动。 ★归档
是指各类机构将其管理活动中形成的、办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，由文书处理部门或承办部门按照整理（立卷）的原则和方法进行有序化整理，定期向档案室移交，并由档案室集中统一保管的活动。
★办毕文件的清退
是指根据有关规定和要求，将部分办毕公文经过清理，定期或不定期的退还原发文机关或由其指定的专门部门处置的方法。 ★办毕公文的销毁
指对办理公文，业经清理鉴定确认不具备归档和存查价值或留存条件的文件材料，经过文书工作机构负责人批准所实施的毁灭性处置方法。 ★办毕公文的暂存
指对不应立卷归档或清退，又暂不宜销毁，需要再留存一定时期以便日常工作查阅参考的公文采取的处置方法。
★公文处理流程重组
是指以文件、档案一体化管理理念为先导，打破文件工作、档案工作互相分家的局面，对原有的文件管理流程和档案管理流程进行统筹规划，重新设置合理的工作流程，旨在简化重复环节、提高效率、满足电子文件的全程管理需求。 ★文件整理（立卷）
是指将办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系组成有序的文件信息系统的工作活动。 ★联系原则
指立卷时要遵循文件材料的自然形成规律和特点，维护文件之间的有机联系。 ★便于保管与利用原则
归档文件的处理结果是，组成的文件系统必须要便于文件的安全保管，便于为现行机关以及今后的科学研究提供经济高效的利用服务。 ★附注
又称备注，是在条款之下对条款及其保管期限所做的必要的注解或说明。 ★分类计划
是机关文书和档案部门针对本机关工作活动的实际情况预先制定的归档文件分类的方案。 ★分类方案
又称案卷条目、归卷条目。它是机构预先编制的文件归卷的条目。 ★类别与条款顺序号
是指类别与条款经过系统排列后，依次给予每一类别和条款的顺序号。 ★平时归卷
机关文书工作人员在立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定期收集集中，初步分类，放入相关卷盒、卷夹等装具进行妥善保管的活动。 ★年终调整
即文书处理部门（或人员）在档案部门（或人员）的指导与帮助下，对已收集归卷的文件，于本年年底或次年年初进行全面的检查、调整与加工，最后确定归档整理成果的工作活动。 ★责任者
又称作者，即对文件内容进行创造或负有责任的团体或个人，亦即文件的署名者。 ★案卷题名
又称案卷标题，用以概括揭示卷内文件的主要内容与成分，是检索文件的重要标记，也是案卷编目和编制各种检索工具的重要依据。 ★文件分类
将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干类别和层次，构成逻辑清楚、密切联系的文件系统的活动。 ★文件排列
是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的活动。 ★编号
是指将归档文件在全部文件中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。 ★装盒
是将档案文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目的系列工作。 ★电子文件
是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、
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