发布时间 : 星期一 文章用户手册(PDM) - 图文更新完毕开始阅读745df03b87c24028915fc3dc
天纵图文档管理系统操作手册 - 5 -
==实施步骤==
一、网络及系统配置
ZoomSkyPDM系统必须运作在一个坚固、安全、可靠的软件系统和通信设施上。一般企业通常依赖于计算机通信设备供应商来安装和测试设备，项目组这时应作为监督的角色确保所有设备都满足要求。
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二、静态数据录入步骤
在正式运行系统前，根据以下步骤录入静态资料： 1．数据初始化
清空数据库演示数据。你也可以建立两个数据库，一个是正式数据库，一个是学习数据库（学习数据库里的数据不要清空），进行学习培训时，将数据库管理器中的数据库切换到培训数据库中，正式使用时再切换回去。
2．权限分配计划
用户：建议设置一名文件管理员和一名系统管理员，其余用户只是一般的文件办理者，只能进行文件的阅读、处理等一般性工作。演示数据库中已经建好了这三个角色，并设置好了他们的权限，您可以直接利用这三个角色。
权限：一般用户对文件只有阅读权，无修改、打印、复制、保存权；文件管理员具全部权限，可对文件进行综合管理；系统管理员可对后台数据结构及系统数据进行维护管理。文件管理员和系统管理员必须是公司高度信任的员工。
3．文件编号规则
根据公司文件分类，制定一个科学的编号规则，文件编号要确保唯一性，可由相关部门一起讨论此编号规则。编号规则一旦确定后，不可随意更改。
4．文件库设置
一般建议一个文件分类设置一个文件库，当然，如果某文件分类的文件可能不会很多，可以多个文件分类合用一个文件库。
5．文件分类规划及建立
将公司文件进行分组，先建立几个大类，如产品设计类、企业管理类、项目文档类等，然后再将每个大类进一步细分。文件分类的目标是清楚地看出公司文件结构，同时考虑到文件的权限，因为每类文件要设置操作此类文件的用户。
6．文件格式设置
设置好可能要纳入系统的各种文件格式，并定义打开文件的方式。
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7．用户建立
根据用户权限建立用户档案，如果有EXCEL格式的用户清单表，可以从EXCEL文件直接导入到数据库中，导入方法见“数据导入”章节或附录一。用户清单EXCEL格式样式如下：（注：在实施资料文件夹可找到此EXCEL文件，必须在我们提供的EXCEL文件上填写或将数据复制过来。） 用户名 8．文件登记
文件分类设计好后，可以将此分类在系统上实现，并为每个文件分类授权，即何人可审核、批准此类文件？此类文件哪些角色可以查看？
文件分类树设计好后，可将公司目前要纳入系统的文件进行整理，登记到文件主档中，如果是一份已发送过的文件，无需再进行“审核”、“批准”，直接将“文件状态”定义为“待发送状态”。 如果有EXCEL格式的文件清单表，可以从EXCEL文件直接导入到数据库中，导入方法见“数据导入”章节或附录一。文件清单EXCEL格式样式如下：（注：在实施资料文件夹可找到此EXCEL文件，必须在我们提供的EXCEL文件上填写或将数据复制过来。）
文件编号 文件名称 文件类别 版本号 编制单位 编制人 文件格式 文件清单建立好后，可马上执行一次文件发送过程（如果要审批，可先走审批流程），将文件发送到相关员工手中（如果文件无需审批及发送，直接根据文件类别授权进行使用，则无需走审批及发送流程）。至此，本系统可正式运行了。
姓名 密码 部门 职务 角色 三、系统培训及运行
系统正式运行前要进行充分的培训，包括系统管理员培训、文件管理员培训、一般用户培训。主要培训内容如下：
1、系统管理员培训：系统设置、数据维护及数据库管理等。
2、文件管理员培训：静态资料输入及管理、文件登记及管理、数据分析等系统应用操作的各方面知识。
3、一般用户培训：文件办理各项工作，如文件审核、批准、阅读、借阅、修改等。 以上工作全部完成后，即可正式启用系统，进入文件流转过程。
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==基础设置==
【系统简介】
基础管理工作是指文档管理过程中一些基础工作，这些工作在正式导入文件之前要做好。主要包括文件格式设置、文件库设置、FTP站点管理、文件发送组别设置、文件分类、印章档案管理、加密签名/印章制作、文件模板管理、文件范本管理等模块。 一、 文件格式设置
【定义】
1）、系统可能要管理的文件中可能包含哪些格式要登记上，如果未登记上的文件格式，系统统一认为是不明格式，记为OtherFile。
2）、用户可自定义各种文档的打开方式，如直接打开、利用图文浏览组件打开、利用OFFICE文档组件打开三种方式。
3）、图文浏览组件可直接浏览、标注450种以上的不同文档格式（Office/Image/2D/3D/EDA）的文档，而无需安装种类相应的编辑软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性，可灵活设置只读、打印保存权及修改权。支持文档格式及功能如下： ?
2D/3D/EDA格式：CAD、PRO/E、Gerber、ODB++ 、EDIF(Cross-probe、BOM)、Mentor Expedition、PADS、ORCAD的3D PCB、Zuken 、CADIF Expedition、CADSTAR 7、PCAD Layouts & Schematics、Allegro 15.2、Protel 、PADS Power PCB Binary v5… ? ? ? ? ? ? ? ?
文书格式：Microsoft Word、PDF、WordPerfect、Ami Pro、Wordstar... 表格格式： Microsoft Excel、Lotus 1-2-3、Quattro Pro... 数据格式：Fox/dBase、Paradox、Accesse、DataEase...
图像格式：GIF、CorelDRAW、JPEG、PCX Targa、WMF、WPG、PIC... 压缩格式：ZIP、ARC、LHARC…
文书处理特色包含：字型、段落、标签、颜色、表格、框架、OLE对象、表头、嵌入图片… 试算表特色包含：字型、嵌入图片、可缩放行列、text overflow、OLE对象… 其他特色：红线标注、复合文档、文字搜寻、放大缩小、打印…
4）、如果要对文档进行在线编辑、电子签名、电子盖章及修改痕迹保留等更为复杂的操作，可采用OFFICE文档组件打开文档。
5）、利用图文浏览组件或OFFICE文档组件均不能打开的文档，可选择直接打开方式。 【操作说明】
从【菜单】\\【系统】\\【文件格式设置】，打开文件格式设置对话框，在此对话框中可设置各类文件格式的名称、打开方式及显示图标。其他类命名为：OtherFile，不要更改。
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可为每种文件格式设置一个图标样式，可以从弹出的图标列表中选择。 为每个格式的文件定义一个名称，名称不可重复。
二、 文件库设置 【定义】
如果公司文件较多，要设置多个文件库，这样可以提高文件查找速度，同时解决当文件过多时，一个硬盘不够的问题。一般建议一个文件分类设置一个文件库，当然，如果某文件分类的文件可能不会很多，可以多个文件分类合用一个文件库。 【操作说明】
从【菜单】\\【系统】\\【文件库设置】，打开创建文件库对话框，设计好文件库名和存放位置后，保存文件库资料，然后可点击“创建文件库”按钮，刚此文件库将创建到相应位置，如果只填写“文件库名”，其他均空出不填，则此文件库创建到当前数据库中（一般建议如此操作，以免产生太多数据库，以后如果硬盘空间不够时，再考虑将此文件库导出到另一个数据库中）。最后可在文件类别设置时调用此文件库了。
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