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公文写作与公文处理——公文案例解析（下）
主讲人：李克实
中国人事科学研究院副院长
二、公文行文关系案例
（一）请示和报告混用
第二，就是公文行文关系的案例。行文关系的案例，一个就是请示和报告的混用问题。我们明确地规定请示和报告是两种文件。但是有的单位好像习惯了或者出于什么想法，一直到现在还有一些集成单位在使用请示报告混用。他报上去的文就是关于什么工作的请示报告。这也是个真实案例。
他把请示报告打上去了以后没消息，过了40多天也没消息，上级机关领导也没批。结果，他就耐不住了，然后就探头探脑儿的去找领导的秘书，对领导秘书说我们几月几号报了一个请示，不知道首长什么意见，到现在我们也没有见到回复。后来那个秘书就想，说你们有一个请示我怎么没印象？凡是我经手办的办件我肯定多少有点印象，领导有批示的，我不可能40多天就一点印象没有了呀。人家说我查查吧。
最后把办件很快看了一遍，以后怎么做秘书我不知道，我们年轻的时候做秘书办件我定是要登记一下时间什么的。但是阅件一般就不登，因为阅件太多了。办件看一下没有，凭印象也没有。
秘书想是放错了，放到阅件里头了。然后中午秘书也就是没休息，就在那儿翻那个阅件，那一大堆可多了去了。就在那儿翻，翻了一身土，没白费，还真是翻出来了。他一看，也是气不打一处来，说这叫什么呀！关于什么什么工作的请示报告，你到底是请示还是报告？秘书说怨不得我给放在阅件堆里，那边一般人，这种阅文习惯就是这样，眼睛就往后面瞄，说最后两个字就是文种了是不是，你
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最后两个字是报告嘛，那认为就是阅件了，就啪就扔到阅件堆里了。结果就混在里头了，躺了40多天，人家找来说想想怎么办。那还是承认错误吧，拿出来吧，反正咱们也是没仔细看，就拍拍土抖搂出来了。
等到领导来了以后，跟领导很谦虚，还说领导，首长，人家报了一个文，请示报告，我就觉得是可能是个报告，我就放那一堆里了，估计您也没看着，结果人家里头还有请示的事儿，这都40多天了，要不您给看看。结果首长就接过来了，接过来了以后拿在手里，远远地拿在手里就这样看，也没翻篇，就这样看。看了两眼以后，拿起来也没翻反然后就直接就在上面就批了，批了什么话？说此件说请示又似报告，说报告又加带请示，退回重拟。打回去了根本就不看。最后也还是耽误你下级机关的事儿。
我想这里至少有两个考虑，一个考虑就是你不按规矩办事儿，不能惯你毛病，你既然是这么来，那我就不批，就退回去。再有一个40多天了，你说这么长时间责任谁负。当然是你报文机关负。那我现在批给你了，等于这40多天等于是我给你耽误了40多天，这还有个责任问题。所以他就不能给你批，也就是因为我们自己的工作不到位、不规范造成的。这没什么可说的，直接就打回去了。
请示和报告，它有一些相同的地方，有一些不同的地方。相同的地方，都是属于上行文，而且上行文都要标注签发人的姓名，和平行、下行是不一样的。再有一个就是文头。大家注意，不应该有文件字样，我们现在有很多的单位，原因很复杂的了，也有一个原因，可能是在2002年，我们出台的那个当时的公文标准当中，错用了一个试样章，就是在上行文上标注有文件两个字，可能有很多机关就无误了，就认为那个就是对的，其实那个是错的。结果就是出现了大量的在上行文，给上级机关报送的文件里头使用，报送的请示报告里头使用文件两个字。像图兰市民政局文件，这是一个请示报给市政府的。我们记着，只有下行文才有文件两个字，在格式上，你像我们说学习文件，贯彻文件，你让我们的上级机关去学习我们下级机关的文件，这合适吗？这不合适的。所以说上行文不可以有文件两个字。而就是你单位名称就完了。图南市民政局，或者给国务院报的，民政部，财政部就这几个字，不能有文件两个字。平行文我们用函，也没有文件，只有下行文当中，才可以使用文件，叫做学习文件、贯彻文件。概念要搞清楚。再
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有一个就是要慎用急缓标志。你请示你有急缓、特急标上去，也是一种不礼貌。你确实紧急可以标，但是说你不要乱标，这是它相同的地方。
但是有特别重要的四点不相同，也是四点。第一个请示是事前，到报告是事后，一个事前的事，一个事后的事，你怎么放在一起。所以说，我把前一段的工作做个报告，再把下一段的工作做个请示，你倒是省事了。那领导没法给你批，所以一定是分成两件来讲。第二个是请求批复和不要求回复。请示就是请指示、请批示。报告就是报而告之，你爱回复不回复。这两个是不一样的。当然报告上面领导也可以说是，做一些批示，也可以不做批示。但是请示是我请求你回复。当然他不回复你，可能说对你请示不同意、不赞成，或者有什么其它的想法，但是不作为。我是要求你给我回复的，报告没有要求给回复，这是不同的。
再有一个，请示是一个办件，但是请示非常特殊，不是一般的办件。请示不可以分送，比如会议、通知、邀请函这一类的，你还可以分送。但是，请示时千万不要分送。报告是阅件，是可以分送，一个人一份拿着看去就完了。你把请示分送了，成员一个人一份，一个人给你一个批复，主管的领导和一把手的意见还不一致，那你按谁的执行，那不乱套是吗？这是你报送的造成的。所以请示时千万不能分送，棍扫一大片，枪走一条线，请示就是枪，就是一个眼扎到底，你不能够一大片你搞过去，回过头来以后领导的意见不一致怎么执行。
像碰到这种事儿，你问我怎么办，我真不知道。那我告诉你的唯一建议，就是你先把脖子洗干净等着。所以这种事儿是非常的难堪的，比糠里掺米产生的危害还要大，后果还要严重。所以我们千万记住，请示是千万不要分送的，你分送了以后后果可能非常严重，没法解释。你不执行也不行，你执行你怎么执行。
这是请示报告。再有，请示是单一事项，报告是综合事项。我们一个请示上去就一件事儿，一事一报一人，你就给一个领导，不能给多个领导。报告就是综合情况了，你请示这一件事儿，领导划个那就是你可以执行了，同意了。请示里一堆事儿，这圈怎么画呀？这没法回复里呀。第一个事儿同意了，第二个事儿没搞明白，还得是再听听汇报，第三个事儿，不能同意。第四个事儿同意了，第五个事儿不能同意。这样请示怎么回复你、怎么批？我这圈是划还是不划？所以你
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搞的领导是很为难，你不能一行划一个圈。
所以说，往往像这种混合请示就是没有后文，没有回音，因为没法批。所以请示一定是一事一报，不要把请示写成报告式的，啰里啰嗦一大堆什么事儿都有，就没法讲了。请示的语言非常地简练，搞的越复杂了越难有明确地回复。这是请示和报告的使用当中的区别。
另外，过去请示报告还有一个区别，就是请示要留篇头。这次公文处理的工作条例里，在格式规定上没有再区分请示和报告的格式。我想，可以由各个单位根据工作实际情况确定。如果有的单位请示事项习惯性的批复字数比较多，你可以适当地调整一下结构，留比较大的篇头给领导。
我们注意到一个格式的改变，跟过去相比，不论是请示还是报告，都把上边缘的距离拉大了，也就是比过去的留的篇头空白多了。但是小于上一次的标准，上一次标准就是红线在二分之一位置，那个篇头就更大。这一次请示和报告没有再做区分。我想，如果说没有什么特殊的需要，应该是现在的红白处，够批示用了。
如果我们行业事儿比较复杂，经常会有一些比较长的批示回来，我们不妨放宽一点的篇头。我们不要学死，用死了就是国家标准。我们的国家标准是推荐标准，又不是强制标准。所以还是美观、大方、适用实用原则，是可以做一些就是特殊的要求。
（二）使用函发送通知
第二就是，就是使用函发送通知，我在很多机关都看到这种用法，我觉得这种用法是没有依据的，也是错的。有一个实例，是发了一个召开会议的通知。它是不是以局本级的名义发布的，是局办公室发布的。局办公室认为我要发给各区县民政局，我的办公室和区县办公室是同级别机构，我给人家发展通知是下行文是不是就不合适，用函头来发通知是不是比较尊重，比较客气了？我想，没有必要。
因为我前面说了，你发的文很明确，是经过你的上级批准的事儿，你上边也
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