发布时间 : 星期一 文章建设工程文件归档整理方法分析（doc 17页）（正式版）更新完毕开始阅读838644af42323968011ca300a6c30c225801f05e
１ 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件５部分； ２ 工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷； ３ 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； ４ 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； ５ 竣工图可按单位工程、专业等组卷。 ６ 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 ５．１．４ 立卷过程中宜遵循下列要求： １ 案卷不宜过厚，一般不超过４０ｍｍ。
２ 案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 ５．２ 卷内文件的排列
５．２．１ 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 ５．２．２ 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
５．２．３ 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 ５．３ 案卷的编目
５．３．１ 编制卷内文件页号应符合下列规定：
１ 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“１”开始。
２ 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 ３ 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 ４ 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 ５．３．２ 卷内目录的编制应符合下列规定： １ 卷内目录式样宜符合本规范附录Ｂ的要求。
２ 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从１依次标注。
３ 责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 ４ 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 ５ 文件题名：填写文件标题的全称。 ６ 日期：填写文件形成的日期。
７ 页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。
８ 卷内目录排列在卷内文件首页之前。 ５．３．３ 卷内备考表的编制应符合下列规定： １ 卷内备考表的式样宜符合本规范附录Ｃ的要求。
２ 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。 ３ 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。 ５．３．４ 案卷封面的编制应符合下列规定：
１ 案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录Ｄ的要求。
２ 案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。 ３ 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。 ４ 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。
５ 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。 ６ 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 ７ 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
８ 保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见附录Ａ。 永久是指工程档案需永久保存。
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 短期是指工程档案保存２０年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
９ 密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
５．３．５ 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用７０ｇ以上白色书写纸制作，幅面统一采用Ａ４幅面。 ５．４ 案卷装订
５．４．１ 案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。 ５．４．２ 装订时必须剔除金属物。 ５．５ 卷盒、卷夹、案卷脊背
５．５．１ 案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。
１ 卷盒的外表尺寸为３１０ｍｍ×２２０ｍｍ，厚度分别为２０、３０、４０、５０ｍｍ。 ２ 卷夹的外表尺寸为３１０ｍｍ×２２０ｍｍ，厚度一般为２０～３０ｍｍ。
３ 卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。 ５．５．２ 案卷脊背
案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。式样宜符合附录Ｅ。 ６ 工程文件的归档
６．０．１ 归档应符合下列规定：
１ 归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围详见附表Ａ。文件材料的质量符合４．２的要求。
２ 归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。 ６．０．２ 归档时间应符合下列规定：
１ 根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
２ 勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。 ６．０．３ 勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。
６．０．４ 工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。
６．０．５ 勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。 ６．０．６ 凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规范附录Ａ的要求单独立卷归档。 ７ 工程档案的验收与移交
７．０．１ 列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。 ７．０．２ 城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容： １ 工程档案齐全、系统、完整；
２ 工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况； ３ 工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；
４ 竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章； ５ 文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备； ６ 文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
７．０．３ 列入城建档案馆（室）接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后３个月内，必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。
７．０．４ 停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。
７．０．５ 对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后３个月内向城建档案馆（室）移交。
７．０．６ 建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。 附录Ａ：建设工程文件归档范围和保管期限表
序号 一 1 2 3 4 5 6 7 二 1 2 3 4 5 6 三 1 2 3 4 5 6 7 8 9 保存单位和保管期限 建设 施工 设计 监理 单位 单位 单位 单位 工 程 准 备 阶 段 文 件 立项文件 项目建议书 永久 项目建议书审批意见及前期工永久 作通知书 可行性研究报告及附件 永久 可行性研究报告审批意见 永久 关于立项有关的会议纪要、领导永久 讲话 专家建议文件 永久 调查资料及项目评估研究材料 长期 建设用地、征地、拆迁文件 选址申请及选址规划意见通知永久 书 用地申请报告及县级以上人民永久 政府城乡建设用地批准书 拆迁安置意见、协议、方案等 长期 建设用地规划许可证及其附件 永久 划拨建设用地文件 永久 国有土地使用证 永久 勘察、测绘、设计文件 工程地质勘察报告 永久 永久 水文地质勘察报告、自然条件、永久 永久 地震调查 建设用地钉桩通知单（书） 永久 地形测量和拨地测量成果报告 永久 永久 申报的规划设计条件和规划设永久 长期 √ 计条件通知书 初步设计图纸和说明 长期 长期 技术设计图纸和说明 长期 长期 审定设计方案通知书及审查意长期 长期 见 有关行政主管部门（人防、环保、永久 消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议 施工图及其说明 长期 长期 设计计算书 长期 长期 政府有关部门对施工图设计文永久 长期 件的审批意见 招投标文件 勘察设计招投标文件 长期 长期 勘察设计承包合同 长期 施工招投标文件 长期 施工承包合同 长期 长期 √ 工程监理招投标文件 长期 归 档 文 件 城建 档案馆 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ 10 11 12 四 1 2 3 4 5 √ √