发布时间 : 星期五 文章会议服务标准更新完毕开始阅读8841ee4cdc88d0d233d4b14e852458fb760b38d3
(一)会议前期准备程序与标准: 序号
项目
标
间。
准
1.1 清洁区域的顺序及标准:贵宾接待室,衣帽寄存间,各会议室及茶水工作
清洁区域卫生
1
1.2 标准:沙发干净整洁,寄存柜无灰尘,无杂物,地面干净整洁,墙纸表明
无油迹,无破损,工作间干净无油迹,洗涤池无茶渣干净无水迹。
2.1 根据会议任务单的内容做具体安排。 2.2 任务单的内容包括:
2.2.1 会议的主办单位、活动名称。 2.2.3 会议承接人及相关联系电话。 2.2.4 会议的地点、台型、人数及场租。
2.2.2 会议主办方联系人及相关联系电话。
2
掌握情况 2.2.5 宴会用餐的时间、地点、形式和菜金。 2.2.6 会议的计划人数和保证人数。 2.2.8 横幅的内容及相关收费。 2.2.9 欢迎指示牌的地点及内容。 2.2.11 会议的预付款及结账方式。
2.2.7 会议场地布置的具体要求:鲜花、白板、投影及横幅等。
2.2.10 是否安排会议茶歇:时间、地点、人数及标准。
3.1 应根据会议的要求,确定会议服务人员数量以及各自的岗位职责,做到分
3
分工明确
工明确,职责落实到个人,确保服务质量。 安排,并指定专人负责协调和检查。
VIP 会议需要进行具体布置和
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物品准备
4.1 根据任务单准备好相应的摆台用具。
4.2 布草:准备好相应尺寸及数量的会议台布、小毛巾。 4.3 用具:准备好足够的会议茶杯、玻璃杯、毛巾托。 4.4 文具:会议便笺纸、笔。
(二)会场布置程序与标准
序号
1
项目
清洁会场 悬挂横幅
标 准
1.1 在会议布置之前要作一次场地清洁卫生工作, 确保整体清洁并符合卫生防
疫标准,做到会场无杂物、无异味、窗明厅亮。
2.1 根据会议客户的要求, 确定横幅长度和字体、 字距大小, 规范悬挂会议横
幅于会场居中正上方(喷绘须覆盖整个主席台背景墙)。
3.1 会议常见的会议布局“回”字型、“口”字型、“
院形等变化样式,具体布置方案应根据主办单位的不同要求、会议厅的 面积大小和形状来确定,进行台型布局。
2
U”字形、课桌式、剧
3
确定台型
4.1 会议桌台布要求平整, 中线居于桌中, 两边下垂长度相等。 台裙表面要求
4
铺设台布 排列座椅
无皱褶。会议设有主席台的,需铺设平整的台呢和台裙。
5.1 椅子要求摆放整齐, 数量要与参会人数相等, 椅子间距按规范排列 (通常
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课桌式前后间距为 1.5 米,剧院式间距一般为 1.2 米)。
6.1 在台面上摆放的物品要求整齐、干净,方便使用,规范合理、横齐竖直。
把事先准备好的纸、笔、茶具、茶叶、小毛巾等规范地摆放在每个座位 前的台面上。
6.2 会议专用且有统一标识的文件夹
6
摆放用品
(内夹放三张便笺纸) ,正面向上摆放在
每个座位正前方的桌面上,下端与桌沿重合。刨削过的铅笔商标朝上摆 在文件夹的对角线的正中间,笔尖朝左上方。茶杯(下面放纸杯垫)摆 放在台面文件夹的右上方,文件的切线与杯具的中心切点在同一水平直 线距离 2 厘米,杯柄统一朝右平行摆放,每个茶杯要等距离。 扣于杯垫上,矿泉水在右边,平行摆放。
6.3 客人饮用矿泉水的情况下, 应统一使用会议托垫。 玻璃杯在左边, 杯子反
7.1 主席台排座次、 放名签, 是为了方便与会领导对号入座,
避免上台之后互
相谦让。会场布置时应按会议主办方的要求摆放席签。
7.2 主席台座次排列和席签摆放,
通常以职位的高低而设定,
席签定位
当主席台人数为
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奇数时,则职位最高者居中为①,并以①为中心依先左后右顺序定位: ⑦⑤③①②④⑥。 若主席台上人员为偶数时,
1 号领导排在居中座位的左
边, 2 号领导排右边,其他依次排列:⑥④②①③⑤。
7.3 主席台座次排列有分国际和国内惯例,可酌情而定。
8.1 应根据会议主办方的要求, 选放适当的绿色植物和花卉点缀,
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布置植物
同时确定摆
设的位置、数量及形状等。主席台面上布置相宜的新鲜盆花。如需用演 讲台:上面要摆上一盆新鲜盆式插花。主席台前须根据台面长度布置相 应的盆式花卉,如需要会议室用于接见或会见贵宾的,在宾主之间的茶 几上也需摆设新鲜、适宜的单面插花。
配置设备
9.1 若会议要求使用投影仪、 影碟机、 同声翻译系统等视听设备,
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要及时联系
工程部准备和安装。并指派专人在会前对所需的音响、话筒、照明、空 调等机电设备进行全面地调试,确保会议顺利召开。 节变化调节气温和湿度,一般夏季温度为 60%。冬季 40%。春秋两季 45%为适宜。
10.1 会议前 1 小时输送空调通风,以保持场内的空气清新。会场内应根据季
10
调试室温
22℃—— 24℃。冬季温度为
18℃—— 24℃。春秋两季温度为 21℃—— 23℃。会场内相对湿度以夏季
11.1 会议前 1 小时必须在酒店大堂及会场入口处设置好规范的会议指示牌。
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设置会标
并认真核对酒店大堂电子液晶显示屏幕、会标内容、字体、颜色是否符
合任务单要求。 客人自带宣传品的摆放, 应根据具体情况决定摆放时间、 地点、场合、形式等, 以不得破坏酒店内任何装饰、 设施和形象为原则。
12.1 人数较少的会议可根据情况不设置会议签到台。中、大型会议以及对号
入座方式会议需要签到台,
并应根据会议主办方的要求,
尽力满足在会
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设签到台 前帮助选择合适地点设置签到台。对于重要会议还应布置好会前接见 厅,以方便重要宾客的会前休息或会议主办方与重要宾客的会前接见活 动。 VIP 会务专员要认真做好会前接见厅的接待服务工作。
(三)会议的摆台工作程序与标准
1、台裙使用程序与标准
序号
项目
标
1.1 台裙的种类:桌台裙,舞台裙。
准
1
台裙的分类
1.2 台裙的尺寸: 500*73 厘米 , 1200*73 1.3 台裙的顏色:
厘米。
1.4 台裙的配套设备:台裙扣,台裙架及台裙车。 2.1 围台裙时保证台裙够长,包围整个台桌,每
围台裙
2 个台裙扣相距 30 厘米。
2
2.2 铺好台裙需检查台裙的情况, 多余的台裙需围好, 四周检查一遍若有不妥
必须马上处理或更换。 3.2 台裙需分类清洗以免染色。
3.1 台裙的清洗:台裙脏了或皱褶厉害时才需送洗。
清洗及存放
3
3.3 台裙的存放:宴会结束后撤下台裙整齐叠放好后方可入库。
2、布置签到台程序与标准 序号
1
项目
核实任务单
取桌子 围台裙
标
鲜花等项目。
准
1.1 了解客人对签到台的特殊要求:
形状、大小、 位置、台布颜色及是否摆放
2 3
2.1 按任务单的要求从家具库房取足够的且符合要求的会议桌。
3.1 确认桌子完全打开。 台裙无污渍和破损。 把桌子摆放到指定位置后,
铺上
台布再围上台裙。
4 5 6 7
摆放台签 摆放名片盘 安装电话机 检查工作
4.1 在会议桌的中央摆放会议台签同时检查台签正反面是否一致。 5.1 在台签的右侧摆放大小合适的名片托盘。
6.1 确认是否需要安装电话及开通的权限。确保电话机表面干净且功能良好。
7.1 根据任务单的内容, 逐步核查完成的工作任务, 必要时与主办方的负责人
确认每项工作。
3、指示牌操作程序与标准
序号 项目 标 准
3
1
检查 1.1 收到宴会指示牌后,检查内容是否正确。 2.1 需清楚摆设指示牌的个数及位置。
2.2 按要求将指示牌摆放在规定的位置。
2
摆放
2.3 如借用其他部门的告示板放置指示牌时, 需将原指示牌反面张贴, 再放上
所需指示牌,以避免原指示牌上的文字或图画反映出来。
2.4 指示牌至少在宴会前一个小时放置于指定位置。
4、摆放课桌式会议程序与标准
序号
项目
标 准
11.1 在客人到来之前 1 小时应完全准备好, 必须完全按任务单上客人的要求摆
标准
设。
2.1 用 IBM 桌按任务单的要求摆设台型。
2台型摆设2.2 桌上必须铺上合适的台布或台呢。
2.3
会议室的主席台和签到台必须围上台裙。
2.4 确保所有会议设备摆放规范且符合要求并可随时可以使用。
3.1 根据客人人数准备好纸和笔, 笔放在纸的右侧与纸平行, 笔底端与便签纸
3底部切线重合。
台面摆设
3.2
将干净无破损的杯子摆在便笺纸右侧。
杯盖边缘距离便签纸 2 厘米,杯盖
中心点与便笺纸上方的水平切线在同一直线上,杯把朝右平行摆放。 4.1 摆台完毕后检查摆台是否符合任务单要求。
4.2 不可在桌子的角落摆放椅子。
4
检查摆台 4.3 课桌式的横过道应保持 50 厘米。
4.4 第一排桌子离主席台至少 2 米。
4.5 桌子和椅子应排列整齐。
5、摆设剧院式会议程序与标准
序号
项目
标 准
1
标准
1.1 在客人到来之前 2 小时应完全准备好, 必须完全按任务单上客人的要求摆
设。
2.1 前排用会议桌和椅子按任务单的要求摆设。
2.2 主席台和签到台用会议桌摆设,必须铺上台布围上台裙。
2
台型摆设
2.3VIP 会议椅子必须套上椅套。
2.4 确保所有会议设备摆放规范且符合要求并可随时可以使用。 2.5 第一排桌子离主席台至少 2 米。 2.6 全场应拉线对椅保确保椅子整齐排列。
3.1 检查设施、设备是否能够正常使用,发现问题应立即处理。
检查 3.2 根据任务单的内容, 逐步核查完成的工作任务, 必要时与主办方的负责人确认好每
项工作。