发布时间 : 星期三 文章《归档文件整理规则》装订方式的选择与适用（之五）-精品文档更新完毕开始阅读9f097df0f4335a8102d276a20029bd64783e62ed
装次之；从管理成本来看，三孔一线等线装最优，不锈钢订书钉装订次之；从操作难易来看，不锈钢订书钉装订最优，封套装订次之；从对象范围来看，封套装订最优，浆糊装订次之。反之，在利于长期保存、装订牢固度、空间占用、管理成本、操作难易程度、适合范围六个维度表现最差的依次是：不锈钢夹装订、封套装订、不锈钢订书钉装订、浆糊装订、三孔一线等线装。 2.选择结果
如果需要对档案进行永久保存，则是否利于档案长期保存、装订牢固度、占用空间等要素是较为关键的。综合来看，在这些要素中明显占优的是三孔一线等线装、浆糊装订和不锈钢订书钉装订。换句话说，三孔一线等线装、浆糊装订和不锈钢订书钉装订更适合于档案馆以及档案室对保管期限较长的档案管理。但是，三者在操作难易程度、管理成本、适合范围方面也存在一定局限，因而对于定期保管的档案来说，可以考虑选择操作简单、对象范围范围较广的其他装订方式。 《规则》在进行装订方式选择时重点考虑了上述装订方式的优缺点，并结合保管期限和是否进馆等因素确定了归档文件装订材料和装订方式（见表1）：
永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机?边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。
永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装
订材料应满足归档文件长期保存的需要。
永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。 定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照永久保管的归档文件的装订要求执行。
定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，可以使用线装法装订、不锈钢订书钉或浆糊装订，也可以使用不锈钢夹或封套装订。 装订要求 1.装订单位
《规则》要求，归档文件一般以件为单位装订。从某种程度上讲，装订实际上就是对纸质文件组件结果的确认和固化，因而，装订要将件的构成和件内文件排序的结果原原本本固定下来，不能随意扩大或缩小装订范围。所以，一般不允许将一件文件分开装订，更不允许将多件文件装订在一起。否则，既破坏了组件结果，又会影响归档文件目录的编制和文件检索利用。 2.装订原则
一是装订应尽量减少对归档文件本身影响。选用对归档文件本身影响小的装订方式、维持符合要求的原装订方式等，都是这一原则的具体体现。原装订方式如确不符合《规则》要求，拆除原装订时也应尽量降低对归档文件的破坏。要尽可能减少对文件重新装订的次数，使归档文件受破坏程度降到最低。有条件的地区或部门，可以通过为文书部门提供符合要求的装订用品、优化
文书和档案工作流程等方式实现对归档文件的一次性装订。 二是应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。也就是说，包含可能损害归档文件的物质或者产生可能损害归档文件的物质的装订材料，不能用于归档文件的装订。
三是为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。 3.基本要求
《规则》要求，归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。这是对装订要求的高度概括。
装订要求牢固、安全、简便，是针对装订方式和装订材质提出的要求，也是选择装订方式的基本依据；装订要求文件不损页、不倒页、不压字，是针对装订操作提出的要求，也是归档文件装订最起码的要求；装订后文件平整是针对装订效果提出的要求。要在装订前将件内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。装订后应对归档文件进行检查，确保装订整齐，不掉页。
考虑到各地区各部门的具体情况和使用习惯，《规则》没有对装订方式统一规定，而是提出了几种装订方式供不同条件下选
择适用。各地区各部门根据同级档案行政管理部门认可和实际需要确定装订方式后，装订方式应保持相对稳定，不同期限的装订方式也尽量统一，以降低管理成本。