发布时间 : 星期三 文章十七冶三标一体化管理体系程序文件QG4-2012(第7版第0次修改1).doc资料 - 图文更新完毕开始阅读9f77287b182e453610661ed9ad51f01dc28157f8
6.3.5 当管理手册、程序文件等经多次修改(修改状态从0—9次时)或有大幅度修改时，则应换版，版号以1、2、3阿拉伯数字依次排序。 6.4 文件的使用、保管、归档与销毁
6.4.1 总部机关各部门、各二级公司、项目经理部应确保获得所需文件的适用版本。使用的有关管理体系文件，应正确识别，保持清晰可辨。对管理体系建立和实施过程中形成的文件必须明确专人负责实施收集整理与保管，建立本单位《文件目录清单》，及时公布并进行动态控制。集团公司办公室汇总建立总的《文件目录清单》，每半年在网络办公（OA）相应栏目上进行发布。
6.4.2 记录是一种特殊的文件，表格的使用和记录的填写与收集、保存、销毁，具体执行《记录控制工作程序》。
体系运行记录保持年限见《体系运行记录表格汇编》；工程产品有关记录保持年限见《十七冶档案管理制度》。 6.4.3
电子版文件的发送、读取、删除的控制，执行《十七冶信息系统与网络管理制度》。注意：失效的电子版文件应在发布现行有效的文件时予以同步删除。 6.4.4
电子版文件需要下载、复制成书面文件使用的，应在复制的书面封面首页注明“依据XX复制“字样并由复制部门加盖红色印章。6.2.5条的书面文件不得再次复印使用。
6.4.5 当领用的书面文件丢失或磨损不能使用时，由文件领用人到原发放部门办理补发或
更换手续，
填写《文件发放/领用登记表》。更换的新文件分发号应与原文件分发号一致,补发的新文件
则应给以新
的分发号，并注明原分发号作废。 6.4.6
当领用的文件为失效时(包括外来技术标准、规范、规程)，应由文件发放部门文件管理员依据有关信息，按发放/领用记录收回，并在失效文件的封面/首页加盖蓝色“作废”印章，未加盖蓝色“作废”印章的失效文件应采取不被误用的措施进行隔离保管。 6.4.7
作废文件应及时撤出使用场所。销毁时，应填写《文件销毁申请表》，经部门负责人审批后实施。销毁时现场需两人以上才能进行。
作为知识积累等用途，对需要保存的失效文件，由原编制单位刻录光盘，一般留存2份，并标注作废。 6.4.8
未经批准，任何单位与个人均不得向集团公司外部人员提供6.2.5条款的文件。在工程投标
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或认证时有关方要求我方提供《管理手册》、程序文件时，应经管理者代表批准，其他文件需经发放部门/单位/项目的分管领导批准。 6.4.9
凡应移交档案部门归档的文件（资料），执行《十七冶档案管理制度》的规定，填写《归档文件
QG4.1—2012
交接清单》，经档案主管部门审查后，向档案部门办理交接归档手续。
6.4.10 归档后的文件保存及其保存期限、销毁与利用，执行《十七冶档案管理制度》规定。 6.5
对本程序运行的
的
监
视
和
测
量
，
执
行
《过程的监视和测量控制工作程序》，对档案的检查具体执行《十七冶档案管理制度》。
7 支持性文件
7.1 十七冶行政事务管理制度 7.2 十七冶档案管理制度
7.3 十七冶信息系统与网络管理制度 7.4 十七冶技术创新管理通则
7.5 十七冶特种设备制造、安装、改造、维修资料管理办法
7.6 十七冶质量、环境、职业健康安全三标一体化管理体系运行记录表样汇编
8 体系运行记录
8.1 文件发放/领用登记表 8.2 文件评审记录 8.3 文件修改记录 8.4 归档文件交接清单 8.5 文件销毁申请表 8.6 文件目录清单 8.7 发文稿纸 8.8 文件处理标签
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中国十七冶集团有限公司企业标准 信息化表单设计与使用控制工作程序
第
7
版
第
0
次
修
QG4.2—2012
改
1 总则
对集团公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的信息化表单设计与使用进行控制，确保其实现及其优化过程处于受控状态。
2 范围
适用于集团公司对质量、环境、职业健康安全管理体系有关的信息化表单设计与使用的控制。
3 引用文件
集团公司《管理手册》（第7版）
4 术语
信息化表单
指将公司体系运行记录表样、有关制度中的表样转化为单一的信息化表栏形式的页面，或为公司制度规定的控制流程而设计的单一信息化表栏形式的页面。
5 职责职权
5.1
本程序集团公司领导为管理者代表，其职责职权见集团公司《十七冶总部机关组织手册》。
5.2 集团公司信息化部是本程序的主管部门。负责:
a)
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对集团公司与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的信息化表单设计文件的管控；
b) 负责集团公司业务流程表单在网络办公系统内的实现； c)
负责集团公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的信息化表单设计过程的控制；
d) 对集团公司总部机关各部门、各二级公司的业务流程的信息化表单设计文件有效状态的控制情况进行监控检查。
5.3 总部机关各部门负责本部门有关业务流程的梳理、流程的设计、业务表单文件的编制、修改、使用、保管、归档的管理，建立本部门有效版本文件目录清单。 5.4
各二级公司、本程序主管部门在本单位履行5.2
a)、b)、c)条款的职责职权，对本单位相关部门和项目经理部的业务流程信息化表单文件管理工作实施监控检查。各相关部门在本单位按照权责设置履行5.2d)条款的职责权限。
6 工作程序
中国十七冶集团有限公司 发布 2012—05—08实施
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6.1 业务流程电子表单化实现过程
6.1.1 总部机关各部门负责本部门有关业务工作流程的梳理，设计业务工作流程图，解释工作流程（包括各个环节的先后关系与执行者），编制业务表单。
6.1.2 总部机关各部门负责本部门有业务工作流程图与表单的评审，以确保活动及其流程清晰明确，适宜于所描述的管理活动/产品实现过程，符合相关法律法规和标准规范要求。
6.1.3 评审后的业务工作流程图与表单文件由部门负责人签字盖章后提交发展改革部审核，审核通过后报送公司董事会批准。
6.1.4 批准后的业务工作流程图与表单文件在发展改革部备案后提交信息化部实现。 6.1.5 由信息化部负责各业务流程在网络办公系统中的研发与测试工作。研发与测试时间原则上为一个星期，具体时间按研发和测试工作量来确定。
6.1.6 各业务流程的推广使用与管理由各部门负责，信息化部提供技术支持。 6.1.7 各业务工作流程图与表单文件必须与管理体系文件相符。 6.2 业务流程电子表单优化过程
6.2.1 总部机关各部门基于实施过程发现问题提出的流程优化申请，本部门应组织专家对流程优化申请表单进行评审，据此形成新的流程表单文件，文件中必须明确体现流程优化的目的，活动更改的地方、表单更改的地方、以及活动的执行者。
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