发布时间 : 星期一 文章第3章 输入和编辑工作表数据 - 图文更新完毕开始阅读b3cec57b7fd5360cba1adb7f
第3章 输入和编辑工作表数据
本章介绍在工作表中输入、使用和修改数据的相关内容。正如您所见，Excel处理各种数据的方法是不一样的。因此，需要了解在Excel工作表中可以使用的各种数据类型。
3.1 了解可以使用的数据类型
一个Excel工作簿中可以含有任意个工作表。每一个工作表由170亿个以上的单元格组成。一个单元格可以包含任意三种基本的数据类型： ★数值； ★文本； ★公式。
一个工作表也可以含有图表、图形、图片、按钮和其他对象。这些对象并不包含在单元格中，而是驻留在工作表的绘图层，它是位于每张工作表顶部的不可见图层。
交叉参考：第l8章讨论可以放置在绘图层中的一些项。
3.1.1 数值
数值代表一些类型的数量：如销售数量、雇员人数、原子重量、测验成绩等。数值也可以是日期(如2007-2-26)或时间(如凌晨3：24)。
交叉参考：Excel可以用许多不同的格式显示数值。在本章后面的小节中，可以看到不同的格式选项是如何影响数值显示的(参见3.5节)。
Excel的数字限制。您可能会对Excel所能处理的数据类型感到好奇。换句话说。数字最大能到多少?如此大的数字又有多少精确度? Excel的数字可以精确到l5位有效数字。例如，输入一个大值，l23 456 789 123 456 789(18位)，Excel实际上只存储了l5位精确度的数字：l23 456 789 123 456 000。精确度似乎十分有限，但在实际应用中，却很少产生问题。
15位数字的精确度可能产生的问题之一是在输入信用卡号的时候。大多数信用卡号都是l6位。但Excel只能处理l5位数字，所以它会用零代替最后l位信用卡号。更糟糕的是，您甚至没有意识到Excel使其卡号变得无效。那么解决方案呢?可以把信用卡号作为文本输入。做这件事最简单的方式是把单元格格式预设为“文本”(选择“开始”－“数字”，并从下拉“数字格式”列表中选择“文本”)。或者可以在信用卡号前加一个单引号。这两种方法都会防止Excel 把输入的项解释为数字。
下面列举了Excel的其他一些数字限制： 最大正数为：9.9E+307 最小负数为：-9.9E+307 最小正数为：1E-307 最大负数为：-1E-307
这些数都是用科学计数法表示的。例如，最大正数为“9.9乘l0的307次方”。(换句话说就是99后面跟着306个0。)但需记住的是这个数只有l5位数
字的精确度。 3.1.2文本项
大多数工作表也在其单元格中包含文本。可以插入文本作为数值标签、列标题，或有关工作表的说明。文本通常用于说明工作表中数值的含义。
以数字开头的文本仍会被看作文本。例如，如果将“12雇员”输入单元格，Excel会把它看作是文本而不是数值。因而不能使用该单元格进行数字计算。如需说明数字12指的是雇员数。则将“12”输入单元格并将“雇员”输入到单元格的右边。 3.1.3公式
公式使一个电子表格成为一个真正的电子表。Excel可以让您输入功能强大的公式，这些公式通过使用单元格中的数值(甚至是文本)来计算出所需要的结果。当在单元格中输入公式时。公式结果会出现在单元格中。如果更改公式使用的任意数值，公式重新计算并显示新的结果。 公式可以是简单的数学表达式，也可使用Excel中某些内置的功能强大的函数。图3.1显示了一个计算每月应还贷款的Excel工作表。它包括数值、文本和公式。A列中的单元格包含文本，B列中的单元格包含4个数值和2个公式。公式在B6和B10单元格中。为了便于参考，D列显示B列单元格的实际内容。
随书光盘：该工作簿包含在随附的光盘中，名称为Loan payment calculator.xlsx。
图3.1 可使用数值、文本和公式创建有用的Excel工作表
交叉参考：有关公式的更多信息，请参见第二部分。
3.2在工作表中输入文本和数值
要在单元格中输入数值，将单元格指针移到合适的单元格，输入数值后按Enter键或其中一个方向键。当单元格处于活动状态时，数值显示在单元格中，并出现在Excel的公式栏中。在输入数值时也可以包括小数点和货币符号，还可包括加号、减号和逗号。如果在数值前加负号或两边加括号，Excel将其看作为负数。
在单元格中输入文本与输入数值一样简单：激活单元格，输入文本，然后接
Enter键或方向键。一个单元格最多能够容纳32 000个字符——足够容纳本书一章的内容。尽管一个单元格可以容纳大量的字符，但是您会发现，完全显示出这些字符是不可能的。
提示：如果在单元格中输入非常长的文本，公式栏不可能显示所有的文本。要在公式栏中显示更多的文本，单击公式栏的底部并向下拖动增加高度(参见图3.2)。
当输入的文本长度长于当前的列宽时将会发生什么现象呢?如果右边相邻的单元格为空，Excel将显示出整个文本，这样感觉似乎占据了相邻的单元格。如果相邻的单元格不为空，单元格将尽可能多地显示文本(单元格包括了整个文本，只是没有完全显示出来)。如需在单元格中显示一个较长的文本串，而相邻的是一个非空的单元格，可以采取以下几种方法： ★编辑尽量简短的文本。 ★增加列宽。 ★使用小字体。
★在单元格中设置文本自动换行使其可占用更多的行数。选择“开始”－“对齐方式”－“自动换行”，为选中的单元格或区域开启和关闭文本换行。
图3.2增加公式栏的高度。从而显示单元格中的更多信息
3.3在工作表中输入日期和时间
Excel把日期和时间作为特殊类型的数值。这些数值的特点是：它们采用了日期或时间的格式，因为人们发现如果对数值采取正确的格式，将更易于理解。如果处理日期和时间，您就需了解Excel的日期和时间系统。 3.3.1输入日期值
Excel使用一个序号系统处理日期。Excel能够识别的最早日期是l900年1月1日。该日期的序号是1。1900年1月2日的序号为2。依此类推。该系统使在公式中处理日期更为容易。例如，您可以输入一个公式计算两个日期间的天数。 大多数时候，您无需关心Excel的序号日期系统。只需简单地以熟悉的日期
格式输入日期，Excel就可以在后台处理细节问题。
例如：如果输入2007年6月1日，只需输入“2007年6月1日”(或使用任何不同的日期格式)。Excel解释输入项并保存数值39234，该值是此日期的日期序号。
注意：本书中的日期例子是使用美国英语系统。根据区域设置的不同，以这样的格式(如2007年6月1日)输入日期，可能被看作一个文本而不是日期。在这样的情况下，需输入相应于所在区域日期设置的日期格式——例如，1日6月2007年。
交叉参考：有关使用日期和时间的更多信息，请参见第l3章。
3.3.2输入时间值
当使用时间时，只需把日期序号系统扩展到小数位。换句话来说，Excel通过使用一天的一部分来处理时间。例如，2007年6月1日的日期序号数为39234。那么这一天的中午(也就是一天的一半)就用时间值39 234.5来表示。因为只需在日期序号后加上时间小数部分就可以表达完整的日期，时间序号。 这里再次强调，一般不需要注意这些序号(或时间的小数序号)。只需在单元格中输入可识别格式的时间即可。
交叉参考：有关使用时间值的更多信息，请参见第13章。
3.4修改单元格内容
当在单元格中输入数值或文本后。可以通过下面几种方式进行修改。 ★删除单元格中的内容。
★用其他内容替换单元格中的内容。 ★编辑单元格中的内容。 3.4.1删除单元格的内容
要删除一个单元格的内容，只需单击单元格并按Delete键。如果要删除多个单元格的内容，选择所有要删除内容的单元格，然后按Delete键。按Delete键可以删除单元格中的内容，但不会删除应用于单元格的格式(如粗体字、斜体字或不同的数字格式)。
如果还想更全面地控制删除的内容，可选择“开始”－“编辑”－“清除”命令，该命令的下拉列表有4个选项。
★全部清除：清除单元格中的所有内容。
★清除格式：只清除格式，保留数值、文本或公式。 ★清除内容：只清除单元格的内容，保留格式。
★清除批注：清除单元格附加的批注(如果有的话)。
注意：除非手动替换表样式背景色，否则清除格式并不清除指定为表格的区域内的背景色。
3.4.2替换单元格的内容 要替换单元格中的内容，只需激活单元格并输入新的条目，该条目将替换以前的内容。任何以前应用于这个单元格的格式仍然保留并且应用于新的内容。 提示：还可以通过拖动或从剪贴板粘贴数据替换单元格内容。在这两种情况下，单元