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工程造价咨询机构的档案管理
2004-9-13 14:50:20
工程造价咨询机构的档案管理
随工程造价咨询机构改制的全面完成和我围加入WT0后，工程造价咨询机构的执业环境发生深刻的变化，划其执业质量要求越来越高，档案管理制度作为造价咨询机构每年年检的必要内部建设制度，理应受到造价咨询单位的高度重视，这是规范咨询机构执业行为的一项基础。也是咨询机构“以质量求生存，以质量水发展”的具体体现。首先，我们来看一看工程造价档案工作的对象：收集、整理、保管、利用具有保仔价值的资料；下面，我们着重论述工程造价咨询机构档案的作用和如何做好档案管理工作。
1工程造价咨询机构档案的重要作用
工程造价档案是国家档案部档案的一部分，具有档案的一切属性_，同时也有自身的作用性。
1.1作为工程造价资料的组成部分，为工程建设提供服务和借鉴
1991年11月,建议部印发《关于工程造价资料积累制度的正式意见》，标志着工程造价资料积累制度的正式建立。工程造价资料累积制度是工程造价汁价依据的基础，对于加强我国工程造价管理，合理确定和有效控制工程造价具有十分重要的作用。造价咨询档案作为工程造价资料的组成部分，同样为政府投资决策、造价管理部门各类定额的编制、施工企业制定内部消耗量定额以及建设单位确定工程各项经济指标，以及研究同类工程造价变化规律等许多方两发挥着作用。它提供的技术数据和技术
指标直接服务于工程建设，促进什会经济的发展。
1.2工程造价咨询档案是防范审计风险，减少法律责任的重要保证
工程造价档案以各种文字、图表和多媒体、电子文件等多种形式表现，是工程造价咨询机构执业过程历史记录。规范完整的造价咨询档案，在咨询机构同委托单位及被审核单位相互间发生双边或多边经济纠纷、产生法律诉讼时，可就此依据档案所记载的内容，作为法律事实，来证明单方、双方或多方的责任，明确各方过失、最大限度的降低审计风险和以其减少承担的法律责任，从而维护造价咨询机构的咨询机构和权利和经济利益。
1.3工程造价咨询档案是企业强化内部管理和提高审核质量的重要环节
工程造价咨询档案制度的完善、标准与否，反映其内部管理制度和小核质量的禹低，它规范着造价咨询单位的执业行为，促使其建立责任追究体制。结合当前实际，我们更应充分认识到目前造价咨询市场还存在各种弊端，造价咨询机构片面追求经济利益，执业行为达不到国家和省有关文什的要求，专职人员和兼职人员执业素质高低不同等事实，这就要求造价咨询机构做好档案管理工作，让其成为保证审核质量的强有力屏障，同时也是对主审人员和辅助审核人员一种制度上的管理和约束，起到事后监督(事后控制)的作用。
2造价咨询机构如何做好档案管理工作
《中华人民共和国档案法》第三章第十六条明确规定：“集体所有的和国家所有的对国家和社会具
有保存价值或应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。”这就决定造价咨询档案由其自己管理。造价咨询机构只有从人员、制度、机构等方面人手，才能做好档案管理工作。
2.1建立、健全档案管理规章制度，规范标准，使档案工作制度化
造价俗询机构应依照《中华人民共和国档案法》的有关规定，建立、健全档案管理的各项规章制度，这些制度包括：档案收集制度、统计制度、保密制度、借阅制度和库房管理制度以及档案管理人员守则等，这些制度同样应在严格统一规范的技术标准下，按照工程造价档案所包含的内容来进行。只有档案制度建立、健全，才可能使工作人员有规可依、有章可循，真正做到档案管理工作的制度化。
2.2践证明加强档案的分析利用，提高工作效率
造价咨询档案收集整理后，并不是放之高阁，而是要将档案发挥最佳效果作用。由于造价咨询工作从建设工程投资决策开始，随着设计、招投标、施工的不断进行，直至工程竣工结算的整个过程，而且涉及的工程类别多，牵扯的范围广，结合造价咨询档案资源，分析同类工程工程造价变化的规律和内在联系，为每一阶段、每一项工程造价的确定，特别是施工预算审核对比审查法和分解对比审查法的运用，提供参考和依据。
工程量清单和消耗量定额实行后，工程招投标由定额计价模式改变成清单计价模式，而清单报价的关键在于确定分部分项工程的综合单价。造价咨询机构可利用原审核档案确定本地区分部分项的综合单价，为建设单位、施工单位提供有偿服务，档案记载的成功索赔案例作为处理类似工程索赔的借鉴。
档案的有效利用，必将减少造价咨询工作的劳动量、强度和提高审核的准确率、效率。
2.3加强档案工作的业务指导与监督，确实保证制度落实
制度的建立在于落实，制度的建立在于执行，否则再好的制度无异于纸上谈兵。造价咨询机构应落实档案管理机构，配备专职档案管理人员，做到专人专职，同时帮助其他人员(审核人员和工作人员树立档案意识，养成平时保留档案资料、及时上交的习惯。另外，造价咨询机构负责人应按照所建制度，做好档案管理工作的日常监督检查，并请咨询机构可利用这一优势，结合掌握的 求或要求上级档案管理部门对其进行业务指导，加强同其它造价咨询机构档案管理经验的交流。
2.4加强造价咨询档案管理的现代化，适应时代的变化
随着计算机的普及办公现代化设备的运用，使档案管理现代化成为可能。档案管理现代化是以先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式进行有机结合，它使档案管理的各个方面发生深刻变化，从而提高档案工作的整体水平。造价咨询机构运用电子汁算机对档案进行编旧、检索、借阅管理和综合利用，提高档案信息资源开发能力，为造价咨询提供准确、方便快捷的服务，适膨现代社会高速发展的要求。我们存使用已经证明是有效的传统档案措施的同时，广泛运刚新的科学技术，必将促进造价咨询档案管理工作。
2.5加强档案法制宣传，培训档案人员，提高业务水平
造价咨询机构应加强对《档案法》及有关法规文件的宣传和教育，提高档案管理意识和法制概念，
形成有利于造价咨询机构档案管理的环境；其次加强档案管理人员的培训，让其熟练掌握档案相关业务，熟悉汁算机和工程造价初步知识，成为档案工作的复合型人才。
总之，造价咨询机构不断完善自身各种制度的情况下，加强档案制度建设，并在工作中积极执行，为造价咨询机构长期发展奠定良好的基础。
孙中政 山东省枣庄市建设工程造价管理处
孙中峰 贺晓飞 山东肖枣庄市建设工程质量监督站