发布时间 : 星期二 文章中小型公司行政管理制度 (2)更新完毕开始阅读cd5e8fb0b94ae45c3b3567ec102de2bd9705de79
财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴必须由财务主管、会计、出纳分开管理，由公司财务负责人具体安排；
印章管理人员因事、病、休假等原因不在岗位时，应指定他人代管，如果是具有法律效力的印章，双方须填写《印章交接单》；印章管理人若离职或岗位调动，则双方除填写《印章交接单》外，须经过总裁批准；
公司所有印章，均应在综合管理部登记、留样，确定保管人，并填写《公司印章留样备案表》；
印章磨损需要更换，或公司部门撤消、重组等，由综合管理部统一收回、登记、留样、销毁；
印章丢失，则由当事人向公司提交书面的报告，综合管理部应及时采取相关的补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等；
印章管理人员必须坚持原则，严守机密、严格照章用印，不得越权用印，不得未经允许私自用印，一经发现，严肃处理，因擅自用印对公司造成的损失应负相应的法律责任； 当印章管理员发生人事变动或离职，公司及部门印章管理人员应向部门办公室负责人移交印章及其他相关工作，由公司或各部门另行安排专人负责印章的保管。印章的交接应作为离职移交工作的一部分，并填写《印章交接单》，方可办理离职调动手续；
具有法律效力的公司所有印章任何人不得未经批准携带外出，如确需要带出使用时，须填写《印章外出使用审批单》，行政用印须经常务副总批准，项目用印须经总经理批准，公司印章（公章、合同章）应由印章管理人员携带外出，如确需使用人携带，则还须填写《印章交接单》，办理交接手续后方可携带外出。 印章的使用、保管 印章的使用
（1）各部门员工办理与对内、外部单位事宜，使用印章时，须具实填写《用印登记表》，经部门主管领导签字同意后，到印章管理人员处用印；合同金额在五万元以上或者须加盖法人私章的合同、资料由总经理签字；若总经理或部门主管领导外出，须印章管理人电话
或短信请示总经理或部门主管领导，得到批准后方可用印，事后由经办人到总经理或部门主管领导处补签字；
（2）用印时涉及到工程投标事宜需再次盖公章或其他印章时，印章管理人须核查《用印登记表》无误后，方可用印并做好登记工作；
（3）印章管理人员必须根据《用印登记表》严格审查需用印文件的名称、份数是否相符方可加盖。对不符合者，印章管理人员有权拒绝盖印；?
（4）各部门员工申请办理《用印登记表》，若部门领导未能及时签署，须申请上一级领导签署，部门经理及时补签；
（5）以公司名义签订的一般销售合同、协议等，必须在合同评审完成，且法定代表人或授权签约人签字注明日期后，由上述人员填写《用印登记表》，部门主管领导审批，方可在综合管理部办理加盖合同专用章的业务，如果销售合同金额在五万元以上，则须总经理审批方可加盖合同专用章；
（6）对外签署的任何合同、协议，投标书，则必须在合缝处加盖合同专用章；
（7）公司财务需加盖财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴，按公司相关财务管理办法执行；
（8） 用印者因工作需要开据证明、介绍信、授权委托书等，综合管理部必须严格把关，认真审核，经常务副总同意，印章管理人员方可盖印。介绍信应统一编号登记，以备查询、存档；
（9）部门印章、或其它的条形章仅作为公司内部印章使用，对外不具备代表公司的功能； （10）公司任何部门，任何人不得在当事人或委托人所持的空白格式的文件、文档、介绍信、报表等上加盖公司的任何印章，否则必须为此不当的行为承担相应的法律责任； （11）凡有公司总经理签发或签署的文件、发文批准书、业务报表、邀请函等，可直接加盖公司印章（公章），无需再办理审批手续；
（12）无总经理签发或签署的文件、业务报表及其它文本等，需要加盖公司印章（公章），用印人须填写《用印登记表》，办理用印审批手续。 印章的保管
（1）印章管理人员在加盖印章时，应确保印章清晰、端正；
（2）印章管理人员应建立用章登记表，对使用印章的种类、文件/文档/报表等内容、日期、使用人等进行登记。 4.责任
违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节的轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚，造成特别严重后果的，应依法追究刑事法律责任； 印章遗失必须马上告知行政部，由行政部印章保管人登报声明证照作废，并按印章的篆刻要求重新补办新章；
任何人必须严格执行本制度，依照本制度规定的程序使用印章，不得擅自使用； 5.公司印章管理的相关文件范本：《公司印章留样备案》、《印章交接单》、《印章外出使用审批单》、《用印登记表》；
6.本制度由综合管理部负责解释，由总经理签发后开始执行。
第九条 未经总裁同意，不得将公司印章用于公司经营、宣传以外的其它任何用途。
第四章 资质证照管理制度
第一节 总则
第一条 为加强公司的证照资质的管理，确保证照在企业经营管理活动中安全、有效、合法的使用，特制订本制度。
第二条 公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证照管理的效率和安全性。行政部负责办理、监督检查工作。
第二节 资质证照的种类 第三条 种类
一、资质证照种类包括基础证照、专业证照及获奖证照三类：
（一）基础证照是指公司的营业执照正副本、组织机构代码证正副本、税务登记证正副本、银行开户许可证等企业合法经营所需要的各种证照；
（二）专业证照是指经营中取得的专业类证照：如电力工程施工总承包三级资质、机电设备安装工程专业承包三级资质、环保工程专业承包三级资质、安全生产许可证、社保登记证、建造师证、安全员证、岗位资格证、技术人员学历证、个人的职称证等。 （三）获奖证照是指公司经营中获得的各项荣誉证书、专利证书等。 第三节 资质证照的办理部门 第四条 办理部门
（一）公司的营业执照、组织机构代码证均由行政部统筹办理；
（二）公司税务登记证、银行开户许可证均由财务部统筹办理； （三）公司专业证照、专利及获奖证照均由行政部统筹办理；
第五条 证照除正常的年检和换证外，凡涉及变更或注销的，必须由董事会批准后方可办理。
第六条 证照的办理必须在规定期限内完成，如因个人原因超过规定期限未办理以致证照过期的，将追究证照经办人员责任。如被罚款的，所罚款项全部由经办人承担。 第七条 所有证照办理完毕后，必须将原件备案至相应保管部门。 第八条 证照办理过程中产生的费用由经办人员凭票据办理报销手续。
第四节 证照保管及使用