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上海交通大学财务计划处办公自动化系统
2 系统相关技术
上海交通大学财务计划处办公自动化系统使用的是B/S架构，使用的语言是PHP语言，下面将介绍B/S架构和PHP开发语言的优点。
2.1 B/S架构
B/S架构是伴随着网络技术的发展而发展起来的，这种浏览器、服务器的模式也可以叫做B/S 结构或者是B/S模[7]。B/S结构的可以将系统存放到了公司的服务器上，用户只需要有浏览器即可，这样的优势在于当对系统进行维护或者升级的时候，只需要对服务器端的系统进行维护，不需对客户端进行任何的操作。B/S 结构是对C/S模式的扩展，这种只需借助一个服务器和浏览器就可以把需要的数据显示出来，消除了地域、时间和资源的限制因素[8]。
2.2 PHP技术特点及工作原理
PHP是一种面向对象的语言，比较简单和JSP相似。容易理解和学习。PHP与其他语言比较的话编辑简单，消耗系统资源比较少。PHP一般采用MVC的设计模式，MVC(Model View Controller)是把一个应用程序的输入、处理、输出流程按照Model、View、Controller的方式进行分离，这样一个应用被分为三层：模型层、视图层、控制层[9]。三层的分离使开发人员各尽其职只需要关系组件内部的逻辑，不用去担心是否与其他组件的逻辑混合。提高了协同办公的效率。PHP技术的主要工作原理是把接收到的客户端浏览器的客户请求发送给Web服务器，Web服务器根据具体的命令要求去执行相应的PHP程序，由PHP程序去完成相应的行为处理[10]。PHP技术的工作原理如图2-1所示。
客户端浏览器 Web服务器 PHP 程序 数据库
图2-1 PHP工作原理
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3 系统分析
一个合格的办公自动化系统应该包括个人办公的管理，公告管理，新闻管理，电子邮件，公文管理，常用工具管理，系统维护管理等内容[11]。达到无纸化办公的目标，把数据都存储在服务器上，要保证有较强的安全性、可靠性、开放性和稳健性，对数据的及时备份及系统的后续升级能力都是要考虑的。切实做到各种业务办理的自动化、标准化、和规范化。
3.1 系统业务流程分析
本系统会根据用户在不同权限组和不同的职位，拥有不同的权限，在职人员具有不同的身份所以在登录进入本系统的时候具有不同的权限。在登录时用户首先需要输入帐号和密码，如果密码不正确停留在登录页面，不进行任何提示(客户要求)，如果密码正确则跳转到系统的主页面，进入系统后可以进行个人事管理、系统设置、根据个每个人的权限不同显示的功能也不同。本系统的总业务流程如图3-1所示。
用户 输入用户名和密码 正确 共享文件 人事管理 个人设置 邮件管理 会议管理 通知通告
图3-1 系统的总业务流程图
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3.2 系统结构分析
(1)人事管理:根据用户需求要对在职人员进行考勤统计，我们为该部门设计的人事管理模块里面是对人事管理考勤管理，用来个人考勤、考勤统计。由于每年的法定假期不同，所以法定假期日期的设定需要超级管理员自己设置。病假、事假和加班申请需要上级审批和同事协商。在人事方面还应该对在职人员的培训进行管理。
(2)资产管理：资产管理是用来登记该单位内的固定资产和消耗品的选购情况等工作的统计。主要是对该单位现有的固有资产进行统计和消耗品选购使用情况的统计。由于在本系统使用之前该部门就已经存在了很多的资产所以需要支持数据的导入和数据的导出。办公用品管理主要是统计一些采购过来的办公用品以及消耗品的登记和管理，其大概功能应该和固定资产管理模块中的功能相同。
(3)财务管理：财务管理模块主要是对上海交通大学财务计划处部门一些财务的报销统计功能，由于上海交通大学有一个独立的财务管理系统，他们的财务系统是以按部门以月的形式保存数据的，所以对些小细节无法覆盖，无法提供一些特殊的服务。该功能可以通过接口访问到内部的数据也可写入统计好的数据。该功能主要是为了个性化的统计该部门的花销情况，可以保存到服务器上。以备审批等工作的进行。在报销的时候应该需要有一定的审批流程，审批的流程应该严格的遵守流程的设计。财务管理模块应该包括交通费用充值报销和其他报销。
(4)会议管理：客户认为在我们为他们开发的办公自动化系统中应该有会议管理模块。如果缺乏统一的安排管理规则，使用会议室只靠运气的话不仅造成时间的浪费还会造成资源的浪费。会议管理这个模块要有对会议的管理和统计，以及对会议的管理和维护工作，客户要求该模块应该具有对职员提醒的功能，在会议将要开始的时候，提醒在参加会议的人员。会议管理这个功能也可以是用来显示在职人员的会议安排情况。和学校会议安排的展示，应该包括会议的添加和会议的查看，会议的添加应该是有相应的人才可以添加会议。所有的在职人员可以会议的查看等操作。会议室管理主要是对会议室管理和分配和会议室管理维护。
(5)邮件管理：该模块包含了对邮件的管理和对邮箱的管理。邮件里应该有写信的功能，接收信件的功能，删除邮件的功能以及对删除邮件的管理功能和邮件的检索功能等，并且还要对联系人具有一定的管理功能。对于收到的邮件未阅读的系统应该有一定的提示功能。并且对于写好但没有发送的邮件也有一定的管理功能。如果邮件
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多话该系统可以对邮件进行检索，检索应该分为普通检索和高级检索，高级检索可以对标题、发件人等关键字等检索条件，可以把符合条件的邮件全部检索出来。
(6)个人管理：该模块应该具有的功能有消息的展示用来显示接收到的好友发来的消息，该用户也可以在该系统上向好友发信息这个功能。发送信息的时候应该填写接收方账号。该模块也有联系人的管理，应该有对联系人的增删改查等操作。个人管理模块中也应该有自己账户的设置。比如用来显示用户的个人信息，编辑个人信息等，密码的修改等功能。也应该有日程对日程的管理功能，该功能可以显示日程可以按照不同的方式显示日程。也可以导入从其他系统中下载过来的日程安排也应该导出，可以设定默认的显示模式，以及可以进行翻页等。添加新的日程，可编辑日程的日期、开始时间，持续时间、结束时间、标题，内容标题，内容、事件频率、发生地点等操作。修改个人信息、上传头像、修改密码里面有输入新密码,确认密码,填写完整点击修改就完成了密码的修改。
(7)通知通告：该功能模块可以让信息在单位内部得到快速的传达。通知通告模块的主要功能包括公告通知的发布、查看、维护和搜索。本系统模块的用户对该模块的权限也分为两类：一般用户、管理员。他们有不同的操作权限。
(8)审批：在职人员的操作的不同或者不同在职人员相同的操作，都可以找相同或者不同的部门或者审批人。以事假审批流程为例。在职人员提出事假请求，需要填写请假的详细信息和审批人员以及协调人员进行提交。审批的人员看到后可以可以对其进行审批。审批模块应该分为三个方面：人事方面、财务方面、资产管理方面。
(9)系统管理：该功能的主要目的是为了让系统管理员能够很好的管理该系统，使系统一直保持高性能的运行。还应该包括一些对系统界面显示参数的一些设置，包括如下的一些参数基本设置。为了可重用性和操作简单，在这里有一个功能可以让标题换成你想显示的内容设置窗口像是的标题的文字内容界面的设置，设置系统中标题文字的字体和内容，也可以设置文字的显示样式，包括字体、字号、颜色及文字特效等。设置系统中主界面中的图标，也可以修改图标的宽度、高度。系统参数的设置是用来设置系统中一些字符的的编码，名称，数据、所属上级、以及是否启用的状态等数据。
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