发布时间 : 星期二 文章文件管理制度更新完毕开始阅读e5753d71aaea998fcc220ef9
4.4.1其他文件格式参照公司已经下发的格式要求执行； 4.4.2若无具体格式要求，可由部门按各自需求确定行文格式。 (注意：报公司领导的各类文件内容不得任意涂改。) 5外来文件收发规定
5.1公司所有外来文件由集团综合中心行政部指定专人负责收发、传递、登记及保管工作。
5.2收文负责人在接收文件时应检查其完整性，对于不完整的文件可要求并督促来文单位/部门予以补齐。
5.3收文应在《收文薄》（附件4）上分类登记以备查。《收文薄》中需注明收文日期、类别、来文单位、题目、需送达部门/个人、签收人、移交人等基本要素。
5.4收文负责人应正确判断文件的紧急程度，及时予以传递，不得延误。 5.5对于需要向上一级领导呈报的收文，应由收文部门附《来文处理单》（附件5）进行呈报。
6文件的审批
6.1各类须经过各级领导审批后方可执行的文件需先填写相应的请示表，再根据文件涉及范围提交相关领导审批，可按审批权限表来提交审批。
6.2主管领导对于不符合制作要求或有疑问的文件有权将其退回，各部门应根据要求重新呈报。
6.3在文件呈报过程中，若相关部门、负责人提出疑问，呈报部门应负责收集反馈信息，并将反馈信息以书面形式说明后，再向上一级领导呈报。
7发文规定
7.1本发文指公司所发的红头文件，适用于需要遵照执行的制度、规定、决定、纪要、任命以及重要通知、通告、通报和对外报送的报告、请示、函等。
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7.2以红头文件形式对内下发的文件具有极强的执行要求，凡接到文件的子公司或部门应严格按照文件内容执行。
7.3公司文件的印发管理工作由集团综合中心行政部统一负责（集团内部发文原则要求由集团综合中心行政部统一通过网络发布）。
7.4发文程序 7.4.1基本原则
a.所发文件必须要留有发文稿纸、会签单、书面文本和电子文本予以存档，并建立发文登记电子台帐。
b.所有文件发文稿纸必须要有拟稿人、核稿人、会签人、签发人签字。 c.集团综合中心行政部统一负责公司文件的复审、发布工作。 7.4.2公文种类
a.制度和规定：根据生产、经营管理实际需要，由集团安排或各部门提出建立和完善的各种规章制度。
b.决定：对重要事项或重大行动做出安排。奖惩有关部门及人员，变更或者撤销本集团隶属公司不适当的决定事项。
c.通知：转发上级政府主管机关（单位）和不相隶属机关（单位）的公文；批转本集团隶属部门的公文；发布本集团行政规章；传达要求本集团隶属部门、公司办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用管理人员。
d.通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工；传达重要精神或情况。 e.通告：在本集团一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
f.报告：向上一级部门或领导汇报工作，反应情况，提出意见或者建议；答复上级部门或领导的询问。
g.请示：向上一级部门或领导请求指示、批准。 h.批复：答复集团隶属部门、公司请示事项。
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i.意见：对重要问题提出见解和处理办法。
j.函：与不相隶属单位（部门）之间相互商洽工作、询问和答复问题；向不相隶属的有关单位（部门）请求批准和答复审批事项。
k.会议纪要：记载和传达会议情况和一定事项。 7.4.3制作程序
流程图
职能部门 缮印，盖章，发布 集团综合中心行政部 登记，存档 审批签发 董事长 行政部呈报副总 复核 拟稿 集团综合中心行政部 核稿 相关部门 会签 行政档案室 a.拟稿：各职能部门根据工作安排草拟文稿，附《文件处理笺》（附件6）交部门经理初审。
b.核稿：初审后，上报集团综合中心行政部对文稿进行校核。校核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性问题，应退回原草拟部门修改，改动过大的要重新抄正或打印。
c.会签：内容涉及到多个职能部门的文件，由拟稿人组织相关部门会签，集团综合中心行政部对会签情况进行审核。
d.签发：文稿校核无误后，由集团综合中心行政部报送分管领导复核，董事长审批签发。
e.文件拟稿、改稿和签发，一律用钢笔或者水笔（蓝黑或者碳素墨水），禁止使用铅笔和圆珠笔。
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f.缮印、发文：文件签发后，由集团综合中心行政部负责编文号、打印、装订、盖章、登记、发布。
g.存档：发文原稿由集团综合中心行政部负责存档管理。 8文件执行情况反馈
对于已经发布的通知、通报、规章制度等，各部门应积极贯彻执行。在执行过程中发现新的问题，须及时填写《文件执行情况反馈意见表》（附件7），报集团综合中心行政部统一收集汇总。
9文件归档管理
9.1各部门须指定专人负责管理本部门的文件档案。
9.2归档的文件材料必须按年度立卷，公司内部在日常经营管理中所形成的各种有保存价值的文件材料按《档案管理制度》相关规定归档保存，并在《归档文件登记表》（附件8）上做好记录。
9.3文件呈报部门和各经办人应保证经办文件的完整性，各类公文附件一律不准抽存。事情办结后及时交档案管理员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
9.4凡以公司名义印发的文件（含正件与附件、请示批复、转发文件等）一律由集团综合中心行政部统一收集管理。
9.5如涉及两个以上职能部门的工作，在工作过程中形成的文件材料，由主办部门负责收集归档。
9.6存档的文件材料均应齐全完整。在归档的每份材料中，应将每份文件的正文与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件依序排列，不得分开。
10文件借阅
10.1借阅文件档案时，档案管理员必须在《档案借阅登记表》（附件9）上
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