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第十二章 公文的整理（立卷）工作
一、主要内容图示 二、选择判断说明题：
1、2000年12月6日国家档案局颁布了《归档文件整理规则》指出，归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。P326
2、以“件”作为归档文件整理单位的出发点（或宗旨）是简化整理、深化检索。P327 3、文书部门立卷制度是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。P329
4、1956年4月16日国务院作出《关于加强国家档案工作的决定》，指出应“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”。P330
5、文书整理（立卷）的范围：就是确定机关工作活动中形成并处理完的文件材料哪些应该整理（立卷），哪些不该整理（立卷）。 文书整理（立卷）的范围=文件材料的归档的范围。P334
6、应该整理（立卷）的文件材料的范围：上级机关的文件材料，本机关的文件材料，同级机关和非隶属机关的文件材料，下级机关的文件材料。P335（多选） 7、不需要立卷归档的文件材料范围:（1）重份文件；（2）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；（3）一些事务性的、临时性的没有查考利用价值的文件村料；（4）与本机关、本部门主管业务无关的文件及非隶属机关送来的参考性文件；（5）无特殊保存价值的信封；（6）本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。以及上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料等，均无需进行立卷。P336 8、归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。P338
9、归档文件的纸张应选用国际标准A4型60-80克的胶版印刷纸或复印纸。档案盒和归档文件封套应使用无酸纸制作。P344
10、归档文件整理工作分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。P346
11、归档章的内容有：全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、件号（室编、馆编）。P352
12、机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒以后,逐年移交给机关档案室集中保管,称为“归档”。P362
13、归档制度的内容包括归档范围、归档时间和归档要求。P364
（1）归档范围是机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料,经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。
（2）归档时限是文件材料整理好后归档时限在第二年的上半年。 三、简答论述题：
1、归档文件整理工作的意义？P327 （07.1论述题）
答：（1）能够保持文件之间有机联系，便于文件的查找利用；（2）可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管；（3）为档案工作奠定了基础。文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档之后是档案。文件整理是机关公文处理工作与档案工作的交接环节，它是公文处理工作的最后一道程序，又是档案工作的起点。因此被称之为文书工作与档案工作的“结合部”。 2、文书部门整理制度优越性有哪些？P331
答：①由文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，便于提高归档文件质量和整理（立卷）工作的效率。②由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。③由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件就比较方便，也便于平时文件的收集与整理。④由文书部门整理（立卷），按年度集中归档，并且确保文件归档的质量，可促进机关档案工作，提高档案管理水平，更好的为机关工作服务。 3、各类机关单位对公文立卷地点如何正确选择？P333
答：①对一些比较小的机关或基层单位来说，可以考虑由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行立卷的工作—集中式。
②对于一些中等机关或者大机来说，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。③对于财会、人事、信访、保卫等业务性质具的特殊的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行立卷。④ 要恰当地选择和确定立卷人员。 4、应该整理（立卷）的文件材料的范围？P334（07.10简答）
答:凡是本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的,具有一定查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等文件材料，都必须进行整理归档，都属于公文整理（立卷）与归档的范围之内。
5、什么是归档文件整理？P339（07.10简答）
答：归档文件整理指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。①归档文件的整理单位是“件”；②归档文件的整理分为六个步骤来进行。
6、归档文件整理的基本原则是什么（或归档文件整理工作的原则）？P340 答：（1）遵循文件形成的规律,保持文件之间的有机联系；（2）区分文件的不同保存价值；（3）便于保管和利用。
7、归档文件整理质量要求是什么？P343答：（1）归档文件应当齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制；（2）整理归档文件所使用的书写材料,纸张,装订材料等应符合档案保护要求。书写材料：笔应使用钢笔和毛笔，墨水应使用蓝黑、碳素及墨汁，不能使用铅笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。纸张—A4，60-80克胶版印刷纸或复印纸。装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等。
8、试述归档文件整理以“件”为单位同传统的整理方法“立卷”比较不同之处？P344 （论）
答：（1）取消案卷，实际文件级管理，免除了繁锁、复杂的组卷过程；（2）界定“件”的要件，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”；（3）分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次；（4）装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可；（5）文件排列方法强调按事由（即问题）排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用；（6）归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目；（7）取消案卷，只编以“件”为单位的归档文件目录；（8）无需编页号，目录改设“页数”项；（9）归档文件直接装盒保管；（10）无需撰写案卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊；（11）档案盒的项目设置有了较大变化：①封面只设“全宗名称”；②盒脊保留“全宗号、年度”，增设“保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号”。
9、推进以“件”为单位的归档文件整理方法，应做好哪些方面的工作？P345 答：（1）更新观念,增强改革意识；（2）提高人员素质；（3）加强硬件建设即加大对现代化基础设施的投入；（4）注意新旧整理方法的衔接。 10、归档文件整理的工作步骤？P346（论或简）
答：（1）装订是归档文件整理的第一步，① 应对“件”内文件进行排列；②对用纸大于A4型的按A4的尺寸折叠（宜单张）；③ 装订前，应对不符合要求的文件材料进行必要的修整；④装订前，应将“件”内的各项按一定方式对齐。⑤装订用品必须符合档案保护的要求。（2）分类：将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。（3）排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。（4）编号：将归档文件在全宗中的位置用符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明。（5）编目：编制归档文件目录，是归档文件整理工作的重要内容之一。（6）装盒：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表等工作内容。
练习十二
一、单项选择题： 165.国家档案局颁布《归档文件整理规则》的时间是( C )P326 A.1984年 B.1987年 C.2000年 D.2004年 166、《归档文件整理规则》的适用范围是（ D ）P326
A、国家机关和企业 B、大、中型国企及地方机关 C、社会组织 D、各级机关、团体和其他社会组织
167.文书档案的基本保管单位是（ C ）P326 A.文件 B.组卷 C.案卷 D.条款
168、将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程称（ D ）P326(06.10) A、文书立卷 B、案卷编目 C、档案管理 D、归档文件整理
169、对办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料组合成案卷称为（ D ）P327(03.10)
A、案卷整理 B、案卷组合 C、平时归卷 D、公文立卷 170. 把“件”作为归档文件整理单位的出发点是( D )P327
A.便于案卷的整理 B.检索的实际需要 C.减轻立卷的工作量 D.检索的实际需要和减轻立卷的工作量
171、机关公文处理工作与档案工作的结合部是（ C ）P328 A.平时归卷B.公文管理 C.公文整理（立卷）D.档案管理
172．由机关的承办和处理公文的部门负责进行整理(立卷)的制度称为( B )P329 A．承办部门立卷制度 B．文书部门立卷制度 C．业务部门立卷制度 D．办公部门立卷制度
173、中央机关逐步开始试行由文书部门负责立卷的制度是从（ B ）P330 A、1954年12月起 B、1953年起 C、1956年起 D、1981年起 174、对于组织机构比较简单的基层单位来说，公文立卷地点的选择应为（ A ）P333(03.10)
A、机关办公室集中立卷 B、各部门散立卷 C、部分集中、部分分散立卷 D、特殊性部门单独立卷
175.在以下的文件材料中，应当进行立卷的有（D ）P335
A.一般性文件的修改稿 B.未成文的草稿 C.抄送来的供参考的文件 D.下级机关的文件
176.按照《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，在以下文件材料中，不需要整理归档的是（ D ）P336 A．上级机关领导视察本机关时的题词 B．本机关处理群众来访的记录
C．下级机关报送的典型材料 D．本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料
177．《归档文件整理规则》提出的整理方法适用于( A )P338
A．各种纸质文件材料 B．各种纸质及声像材料 c．各种照片及声像材料 D．各种纸质及电子文件
178、下列文件可作为一件的是（ D ）P340
A.正文与复件为一件B.来文与收文为一件C.原件与正文为本件 D.正文与定稿为一件
179、归档文件的质量基本要求是（ A ）P343
A、齐全完整 B、字清句畅 C、有深度，有保存价值 D、文件能进行修复 180.归档文件的整理单位是（ A ）P344 A．件 B．案卷 C．卷盒 D．卷宗
181、档案盒的项目设置中，封面设有（ D ）P345
A、全宗名称和归档号 B、全宗名称和案卷号 C、全宗号 D、全宗名称