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平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文
2 会务组织工作概述
在现代社会,会议是领导机构进行决策和管理,实现领导职能的一种重要方式.随着人类社会的进步,科学技术的发展,这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域.会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而，对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中,办会也相应地被提到了越来越重要的位置.如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。
2.1 会务组织工作的基本概念
（1）会务组织工作的概念
会议有广义和狭义两种，狭义的会议是指在遵守一定国家的法律和遵循一定的会议规则的前提下，围绕一定议题,三个人以上（包括三个人）在一起共同（商议）问题（议题）,以便达到或互通情况,或交流思想,或达成协议,或做出决议（决定）等有目的有组织有领导的集会.这个概念包括有组织,有领导,有商议,有议题,有人数,有目的六个基本要素。严格地说，只有符合这六要素的集会才能称为会议。但现实生活中,实际工作中,许多只有上述会议概念中的某些特征的集会，如各种总结会、报告会、传达会、动员会、表彰会等，也在习惯上称之为会议.我们可以把它看作是上述狭义的会议概念的外延，即广义的会议概念。
既然有了会议，自然就有会务组织工作。会议从筹划到善后，有一系列工作需要秘书参与和组织，这一系列秘书工作就叫做会务组织工作。它包括会前筹备工作——拟定会议计划、准备会议材料、安排会议生活和布置会场；会中服务工作——签到与引导、组织会议进行和搞好生活服务；会后总结工作——送别会议代表、会场善后、整理会议文件以及会务总结反馈。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。因此，做好会务组织工作，对辅助领导决策和管理有着重要作用，是秘书必须具备的一项基本技能。
（2）会务组织工作背景 1)社会发展，会务需求量加大
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在现代社会，经济不断增长，交流不断增多，这使得会议在数量上日趋增多，在范围上日趋扩大，在内容上日趋丰富，在种类上也千姿百态。
2)“会海”成灾，会议质量亟待提高
会议泛滥已经成为一个世界性的问题。究其根本，中国会议管理研究专家葛广智认为：“所谓?会多?其实只是一种假象，真正问题不是会议的数量太多，而是不少会议的质量太低。是在会议活动中存在很多的不合理。”因此，要想真正做到精简会议，就必须要提高会议的效能。作为秘书人员而言，要努力做到在会务组织工作中增强科学性，减少盲目性、随意性，遵循会议活动的一些最基本的工作原则，实现对会议的科学管理。
2.2 会务工作的特点
会务工作是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。会务工作的一些基本问题，具有以下特点：
第一，政治性。会议秘书工作从来都依附于一定的阶段、政党并为他们服务。 第二，服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。
第三，被动性。会务工作的辅助地位决定了它的被动性。
第四，事务性。无论是值班接传电话，还是记录整理简报，很多环节都有较强的事务性，繁杂而琐碎。但是，正是通过这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。这种事务性工和中蕴含着极强的政治性和思想性。有时一个很小的事务性工作未做好，可能会发展成为一个大的政治问题。
第六，保密性。我国无论大小机关、单位，许多重要事情都通过会议讨论后作出决定。因而，许多会议如省委常委会、县委常委会等日常工作会议的内容都有很强的机密性，保守会议秘密，理所当然地是会议秘书工作的任务之一，需要慎之又慎。
第七，时间性。会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性。作为与会者应遵守时间，按时参加会议。作为会议秘书工作人员更应有高度的时间观念，决不能出现诸如与会者已到齐了，会议记录人员还未到或是会场还未布置好等现象。
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3 会务组织工作内容与方法
秘书应该如何做好会务组织工作呢？在实际进行会务组织工作前，秘书人员应首先了解会务组织工作的原则，即准备充分，组织严密，服务周到，节俭高效和确保安全。只有遵守了这些原则，才能保证会议达到预期的目的并增强会议效果。当然，会务组织工作并不是秘书一个人的事情，而是在会议召集人的领导下由秘书部门或各有关部门组成的会务组织机构来完成的。这类机构被称为秘书部门。
3.1 会务工作的具体内容
3.1.1会前准备
1）确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？
2）确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？
3）准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。
4）收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太多，将其要点摘录出来。 5）会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。 6）根据要讨论的问题限定与会人员。 3.1.2会议期间控制 1）叙述会议的目的。 2）核对并记录与会者。
3）根据议事日程顺序提出项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4）给每一个人表述自己意见的机会。
5）控制讨论过程,如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。
6）如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将观点加以概括。
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7）在会议结束时，对已取得的结果进行概括。 8）确定下次会议的议题和时间。 3.1.3会后工作
1) 在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动。
2) 根据会议，对执行进行监督和检查。
3) 会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理。
4) 会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
3.1.4 会议接待工作
（1）会议接待方案的含义
会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。
（2）会议接待方案的基本内容
1) 接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。
2) 接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。
3) 接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。
4) 接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。
5) 接待日程。写明各项接待活动的日程安排。 （3）会议接待方案的结构和写法
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